Топ-10 способов снизить затраты в закупках на нестабильных рынках

раза
Рамочные контракты с формульным ценообразованием
Остальные закупки – на Электронные торговые площадки (ЭТП)
Балансировка пулов квалифицированных поставщиков (VMS)
Гибкие нормативы уровня товарных запасов
Гибкие условия оплаты
Перевод поставщиков на прогрессивные ретро-бонусы (rebates)
Валютные коридоры
Мониторинг мер государственной поддержки
Консигнационные склады + технологии VMI

согласования (от условий и суммы сделки)
Максимальный перевод согласований в электронный вид (договоры, потребность, заказы), с доступом через мобильное приложение
Подготовка панели квалифицированных поставщиков
Исключение работы отдела закупок по ряду категорий за счет соединения заказчиков и поставщиков на согласованных условиях

Пример: ускорение цикла закупок с 60 дней до 30 дней для компании с годовым объемом закупок в 5 млрд. руб. позволило снизить среднюю оборачиваемость запасов с 2 месяцев до 1 месяца, что дает экономию на кредитных средствах 5 000 000 000 * 12% / 365 * 30 дней = 49,3 млн. руб.

компании (Decomposition)
Запуск ретроспективного анализа хронометража по всем участкам и участникам процесса (Process Mining)
Выявление причин операционных отклонений (программные, организационные, кадровые и т.п.) (Factor Analysis)
Пересмотр процессов и процедур (Process Reengineering)
Разработка нормативов по каждому этапу цикла закупок, использование метода перцентилей, бенчмарков и экспертных ожиданий (Norming)
Развертывание системы наблюдений, в разрезе категорий, сотрудников, поставщиков (Dashboard Deployment)
Оценка результатов, подведение KPI, анализ причин отклонений (Check)

Цель – ускорение процессов в 2-3 раза , выход на best-in-class показатели по отрасли

внутренними и внешними стейкхолдерами

Для простых случаев – анализ точки заказа
Отказ от ненужных покупок, учет аналогов, система межфилиальных перемещений
VMI и CPFR
Сценарное моделирование, учет рисков
Управление буферами запасов на всех участках

Конкурс из сбалансированных пулов (VMS)
E-bidding
Учет рисков по цепи поставок, включая поставщиков 2-го и 3-го уровней
ESG факторы
Should Cost модели для оценки справедливой цены
Open Book контракты

Рамочные контракты с формульным ценообразованием
Шаблоны всех типов документов
Гибкие матрицы согласования
Учет рейтинга поставщиков и его грейда
Электронное согласование

Промежуточный контроль для выявления отклонений
Автоматические рассылки по меткам (приближение, задержка, критическая задержка)
Доступность данных для поставщика и заказчика в режиме онлайн

Алгоритм действий при отклонениях по количеству, качеству
Обновление рейтинга Поставщика
Автоплатежи

на квартал, полугодие, год (риск, что цена будет с запасом)
Согласование %% скидки от розничной цены поставщика
Разработка формулы цены с привязкой к биржевым индексам
Полностью открытое ценообразование Open Book с раскрытием затрат

Пример: у компании с годовым объемом закупок в 10 млрд. руб. 80% затрат были по регулярным закупкам от 33 поставщиков. Половину перевели на рамочные контракты с формульным ценообразованием, что сократило трудозатраты отдела закупок на проведение конкурсов, подписание спецификаций на 25%, что составляет 7,5 млн. руб. стоимости трудочасов. Помимо этого удалось ускорить цикл размещения заказа, скорость поставки и улучшить показатели оборачиваемости товарных запасов

поставщиков
Привлечение новых поставщиков
Высокая прозрачность закупочных процедур
Высокая скорость закупочных процедур

Пример: https://pharmvestnik.ru/content/articles/Azimjon-Azizov-my-izmenili-tehnologiu-zakupok-i-srazu-poluchili-effekt.html
Петровакс — крупнейший в России экспортер оригинальных лекарственных средств, препараты «Петровакса» поставляют в 12 стран, включая государства ЕАЭС, Ближнего Востока и Евросоюза. В 2020 году выручка компании составила 12,5 млрд руб.
За год на счету предприятия 642 открытые закупки в виде электронных аукционов (одноэтапных и реже двухэтапных).
Подписаны 602 контракта на сумму свыше 500 тыс. руб.
548 закупок прошли с участием более трех поставщиков.
Средняя экономия средств при закупках составила 13,9% благодаря использованию следующих правил: для закупок стоимостью ниже 100 тыс. руб. — среднее среди первых коммерческих предложений по цене заказа, для закупок стоимостью свыше 100 тыс. руб. — первое лучшее предложение по цене заказа.

проведения тендера

Запрос предложений (RFQ)

Отбор победителей, их проверка и квалификация

Квалификационные анкеты по категориям

Проведение скоринга и квалификации поставщиков

Формирование и балансировка пулов

Необходимость проведения тендера

Тендер по квалифицированным пулам

Ad Hoc approach

Ongoing process

валютных рисков за счет сверх-нормативных закупок
Снижение риска дефицита материала и связанных с ним потерь

Пример: компания приобретает доски для производства поддонов на 125 млн руб в год. Каждую весну во время бездорожья досок не хватает, цены повышаются и приходится вместо досок 2 и 3 сорта – иногда покупать доски 1 сорта, которые стоят дороже. Однажды принято решение о создании запаса в 1 кв. на весь 2 кв., поставщики даже снизили цены на 10% в зимний период ради такой сделки. Также удалось избежать закупки досок 1 сорта. Итоговая экономия составила 25 млн. руб.

скидкой (более 1% за 30 дней разницы)
Мы допускаем аванс с существенной скидкой (более 1% за 30 дней разницы + несколько процентов за риск)
Мы допускаем увеличение отсрочки платежа с увеличением цены, но не более 1% за 30 дней разницы
Мы допускаем подписание длинной отсрочки платежа (90-150 дней), особенно по импортным контрактам, с правом досрочной оплаты и начислением покупателю ретро-бонуса за досрочную оплату в размере 1% за каждые 30 дней (например). Таким образом, по импортным контрактам у нас есть возможность «поймать» момент, получить ретро-бонус от поставщика за досрочную оплату и хеджировать валютный риск

(например, свыше 100т)
Ретро-бонусы на интервальные значения выборки, где начальная точка зафиксирована в интересах поставщика (100-120т, 120-150т, >150т)
Ретро-бонусы на интервальные значения выборки, где начальная точка зафиксирована в интересах покупателя (80-100т, 100-120т, 120-150т, > 150)
Ретро-бонусы за преждевременную оплату (см. предыдущий пункт)
Ретро-бонусы за своевременную оплату (для злостных нарушителей)
Ретро-бонусы прочие (за расширение ассортимента, за маркетинговые активности и т.п.)

Примечательно, что Поставщики, которые не согласны снижать цены, часто соглашаются на введение ретро-бонуса с интервальными значениями, где начальная точка зафиксирована в интересах покупателя

интервалы (70-80, 80-90, 90-100)
Выбор целевого базового интервала со значением ровно посередине от текущего курса валюты

Пример: компания закупает дюбели, в которых металлическая часть поставляется из Тайваня, а пластиковая изготавливается в России. Поставщик настаивает, что при каждом ослаблении рубля он имеет право повышать цены, ведь растет его себестоимость, и каждый месяц направляет свое предложение о повышении цен. Курс рубля к доллару составляет 75 р. / USD. Договорились про валютные коридоры, пока курс составляет 70-80 р. / USD рублевая цена остается прежней, как итог курс держался на уровне 77-79 в течение года, цена сохранялась. При отсутствии валютных коридоров покупатель переплатил бы поставщику 3-4% за аналогичный период. При объеме закупок 50 млн. руб., экономия составила 1,5 – 2 млн. руб.

быть гос поддержка экспорта
На внутреннем рынке также может быть гос поддержка экспорта

Преференции могут касаться налогов, ставок кредитования, экспортных-импортных пошлин и т.п.
В 2020 году удалось выявить несколько случаев гос поддержки экспорта на стороне Поставщиков (Польша, Германия) и использовать эти ситуации:
Для снижения цен на 3% сроком на 9 месяцев
Для увеличения отсрочки платежа с 45 дней до 120 дней

только за фактически израсходованные материалы
Балансирование на комфортных уровнях товарного запаса, снижение риска дефицита материала
Отсутствие инвестиций в товарные запасы
Расширение ассортимента в отношении товаров, закупаемых для последующей перепродажи
Улучшение Lead Time и уровня сервиса, которое положительно сказывается на продажах
Выгода для поставщика в увеличении продаж через товаропроводящую сеть клиента и гарантии будущей работы

экономической ситуации (баланс пула поставщиков, управление страховыми запасами, мониторинг ситуации, запасные варианты поставок и т.д.)
Улучшают показатели эффективности организации (снижение затратной базы и себестоимости продукции, улучшение оборачиваемости запасов и оптимальное использование оборотных средств компании)
Создают ценность для Клиента (внедрение технических и технологических инноваций, альянсы и партнерские программы с поставщиками по развитию материалов, участвуют в кросс-функциональных проектах компании)
Защищают репутацию компании на рынке (устойчивое развитие, ESG, социальная ответственность, контроль качества и безопасности материалов)

Координационный Совет по Логистике Коданев В.В. 31.08.2021г