Организация работы с документами

9.1. Организация документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
прием и первичная

Документопоток 
– это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
поток входящей документации, состоящий

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
содержанием или функциональной принадлежностью;
структурой;
режимом или цикличностью;
направлением;
объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки.
Такие

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:
регистрируемые и

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая

Основными целями исследования документопотоков организации являются:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов

9.2.ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

Прием поступающих в организацию

При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:
ошибочно полученная

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:
в

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию

При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие

9.3. ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБОЙ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

После этапа обработки

Цель предварительного рассмотрения документов – это распределение поступивших документов на:
требующие

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:
примерного перечня

При рассмотрении поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство,

Задача службы ДОУ на данном этапе – освободить руководителя от излишнего

9.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по

Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных

Существуют нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения;
программы

Документы регистрируются в организации один раз:
создаваемые – в день подписания

Существует три формы регистрации документов:
журнальная,
карточная,
автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения.
При

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях,

9.5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ

Передача документов между структурными подразделениями обычно

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям

Как правило, значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов,

Многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших

9.6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений –

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Основными

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку

Постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению

Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
ручная

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время

После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки

9.7. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом

9.8. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

Одна из главных целей регистрации –

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ.
Информационно-справочная

Использование автоматизированной системы документационного обеспечения управления переводит информационно-справочную работу на новый

9.9. ОБРАБОТКА ИСПОЛНЕННЫХ И ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обработка и отправка документов почтой

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
наличие подписи;
наличие

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он