Обеспечение сохранности документов

Июль 30, 2022

Главная
Юриспруденция
Обеспечение сохранности документов

Содержание

2. Обеспечение сохранности документов Лекция 5.
3. 1. Проблема старения документов. Основные факторы старения документов
4. Специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой Что хранить? Как хранить? Где хранить?
5. «Старение документов» – сложный, недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов. Различают объективные и субъективные факторы
6. «Старение документов»
7. Цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных): комплекс мероприятий, исключающих хищение и утрату документов и обеспечивающих поддержание
8. Обеспечение сохранности документов
9. Комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ)
10. Комплекс мер по надлежащей организации хранения
11. Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов
12. 2. Оптимальные условия хранения документов
13. строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов; оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации; применением специальных
14. В идеале все госархивы и крупные ведомственные архивы должны размещаться в специально построенных (или приспособленных) зданиях
15. Примеры: Здание РГДА (построено в Москве в 1886 г.) специально для Московского архива Министерства юстиции (в
16. РГИА – одно из передовых современных зданий Комплекс зданий для РГИА построен в 2004 г. с
17. В н.в. строительство и реконструкция архивных зданий производится в соответствии со специальными правилами и нормами, содержащими
18. «Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные
19. не допускаются: ветхие, сырые, не отапливаемые помещения; вблизи служб общественного питания и организаций, хранящих пожароопасные вещества;
20. Стационарные (передвижные) металлические стеллажи: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см проход между стеллажами -
22. Вспомогательные средства хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.); Первичные защитные средства хранения (коробки, папки, специальные
24. Документы размещаются в порядке, обеспечивающем их: комплексное хранение в соответствии с учетными документами; оперативный поиск. Документы
25. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах. P.S.: Размещение секретных документов осуществляется в
26. Порядок выдачи дел:
28. до 1 месяца: пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме ОЦД, выдаваемых на срок не
29. при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы; при обнаружении недостачи дел (листов), повреждений
30. Охранный режим обеспечивается: выбором места размещения архива в здании; техническими средствами защиты; организацией системы охраны (сигнализации);
31. наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры; на доступные извне окна
33. должен быть оптимальным без резких колебаний температуры и влажности с учетом особенностей разных видов документов: для
34. климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление и проветривание помещений, использования средств
35. Для контроля за температурно-влажностным режимом помещение архивохранилища должно быть оснащено контрольно-измерительными приборами (термометры, психрометры, гигрометры). Они
36. постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Световой
37. Помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли: должна быть обеспечена
38. влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей и средств хранения; полы, плинтусы,
39. 3. Хищения и преднамеренное уничтожение архивных документов и их предотвращение
40. В проблеме обеспечения сохранности документов есть и «человеческий фактор». Это хищения и преднамеренное уничтожение документов. Хищения
41. Исторические примеры Вторая половина XVIII в.: немецкий профессор Х.Маттеи прибыл в Россию, исследовал греческие и латинские
42. Современные примеры 1970-е гг.: сотрудник Центрального государственного архива древних актов СССР Апостолов единолично совершил масштабную кражу
43. Современные примеры 1980-е гг.: оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории, не заботясь об элементарном
44. Проблема хищений обострилась в постперестроечный период. Значительный приток документов (в 1991-2004 гг. в федеральные архивы принято
45. крайне низкое финансирование архивного дела (стоимость услуг вневедомственной охраны постоянно возрастает ⇨ администрация экономит на охране);
46. наличие системы контроля за движением документов; выдача документов из хранилища только для ограниченных целей и на
47. при возврате дел в присутствии пользователя производится осмотр на предмет повреждений (при обнаружении составляется акт, который
48. Проверка – это важнейшая часть работы по сохранению архивных документов. Задачи проверки наличия и состояния документов:
49. При проверки наличия и состояния документов все единицы хранения, входящие в данный фонд, подвергаются визуальному осмотру
50. Регулярность проверки наличия и состояния документов зависит от следующих факторов: ценности документов (уникальные документы проверяются ежегодно,
51. Цикличность плановых проверок определяется экспертно-методической комиссией (или иным совещательным органом) с учетом интенсивности использования и состояние
52. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве: После стихийного бедствия; после перемещения дел в
53. История архивов знает и случаи массового преднамеренного уничтожения документов Постановление междуведомственного совещания НК РКИ РСФСР о
54. 1928 г. - постановление Коллегии Наркомата РКИ «О порядке изъятия из учреждений и предприятий архивной и
55. В макулатуру в ускоренные сроки сдавались документы, датированные до 1917 г. Были составлены разнарядки по учреждениям
56. В результате проведения первой макулатурной кампании к концу 1929 г. в макулатуру было сдано до 20
57. Нормативно-методические требования к системе комплектования архивов и экспертизы ценности документов. Система комплектования архивов и экспертизы ценности
58. 4. Стабилизация, реставрация, консервация и дезинфекция документов
59. До поступления в архив документы могли находится в неблагоприятных условиях. Хранение документов в архивах также может
60. Стабилизацию и реставрацию документов проводят с учетом характера и степени повреждений, а также с учетом последующей
61. Способы очень различны по простоте-сложности. Даже элементарное подклеивание надорванных листов (обклеивание всего листа прозрачной бумагой, доливка
62. нейтрализация кислотности бумаги, хранение в контейнеров из нейтрального (бескислотного) картона, обеспыливание, химические способы борьбы с угасанием
63. обеспыливание и обработка антистатиком; замена склеек; оформление рулонов магнитной пленки защитной лентой с двух сторон;; периодическая
64. Агенты биоповреждений – крысы, насекомые, микроорганизмы (плесень). Для борьбы с ними используют различные виды обезараживания. Обеззараживание
65. Методы дератизации и дезинсекции архивохранилищ не отличимы от тех, что используются в быту. Особое внимание уделяется
66. Для предотвращения опасности заражения архивных фондов документами, поступающими в архив из других источников извне и зараженными
67. 5. Создание страхового фонда и фонда пользования
68. Даже при создании оптимальных условий хранения и использования архивных документов не всегда удается сохранить их. Стремясь
69. Целенаправленно массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны. Именно тогда появилось понятие «страховой фонд». Страховой
70. Очевидно, что создать страховой фонд на все документы Архивного фонда РФ невозможно и не целесообразно. Поэтому
71. Главная задача такого отбора заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое количество документов, составляющих наиболее ценную
73. Микрофильм – это уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Процесс изготовления микрофильма называют микрофильмированием. Достоинства микрофильмов:
74. Рулонный микрофильм Относится к линейным микрооригиналам, информация на которых располагается последовательно по всей длине рулона (страница
75. Микрофиши Предполагают покадровое экспонированием форматной пленки. Изображение располагается построчно или колонками. Возможна кратность уменьшения 21х; 24х;
76. Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для
77. Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для
78. В настоящее время широкое развитие получает сканирование документов как способ изготовления копий. Важнейшее преимущество сканирования –
80. Скачать презентацию

Слайд 2

Обеспечение сохранности документов
Лекция 5.

Слайд 3

1. Проблема старения документов. Основные факторы старения документов

Слайд 4

Специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой
Что хранить?
Как хранить?
Где хранить?

Слайд 5

«Старение документов» – сложный, недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов.
Различают

объективные и субъективные факторы старения документов.

«Старение документов»

Слайд 6

«Старение документов»

Слайд 7

Цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных):
комплекс мероприятий, исключающих хищение и

утрату документов и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

Слайд 8

Обеспечение сохранности документов

Слайд 9

Комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ)

Слайд 10

Комплекс мер по надлежащей организации хранения

Слайд 11

Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов

Слайд 12

2. Оптимальные условия хранения документов

Слайд 13

строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов;
оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны

и сигнализации;
применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.);
другими мерами.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

Слайд 14

В идеале все госархивы и крупные ведомственные архивы должны размещаться в

специально построенных (или приспособленных) зданиях (помещениях).
К сожалению, во всем мире этот идеал пока не достигнут.
Многие здания архивов, которые на момент строительства соответствовали требованиям, в настоящее время являются устаревшими.

Требования к помещениям и оборудованию:

Слайд 15

Примеры:
Здание РГДА (построено в Москве в 1886 г.) специально для Московского

архива Министерства юстиции (в н.в. считается условно приспособленным);
Здание Архива Государственного совета (построено в СПб. в 1888 г.; сейчас в нем располагается РГА ВМФ) было новаторским по конструкциям и оборудованию (в н.в. считается устаревшим, часть архива переведена в новое здание);
Комплекс зданий «Архивного городка» (построено в 1934 г.), в котором располагается ГАРФ и РГАЭ (в н.в. считается устаревшим).

Слайд 16

РГИА – одно из передовых современных зданий
Комплекс зданий для РГИА построен

в 2004 г. с учетом мирового опыта. Включает три блока (в том числе: полностью изолированное архивохранилище с перемещаемыми металлическими стеллажами, современной системой регулирования климата, охранной и противопожарной сигнализацией, автоматизированной системой пожаротушения и т.д.).

Слайд 17

В н.в. строительство и реконструкция архивных зданий производится в соответствии со

специальными правилами и нормами, содержащими требования к зданиям и оборудованию.
Вся проектная документация согласуется с ФАА (или органом управления архивным делом региона).
В приспособленных зданиях и помещениях архивы размещаются только после проведения экспертизы (пожарных, охранных, санитарных и др. служб) на пригодность помещения (2 степень огнестойкости, категория пожароопасности "В", прочность конструкций, техническая укрепленность, наличие отопительных и вентиляционных систем).

Слайд 18

«Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях

или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.
При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы».

«Основные правила работы архивов организаций» (2002) о зданиях и помещениях архива:

Слайд 19

не допускаются:
ветхие, сырые, не отапливаемые помещения;
вблизи служб общественного питания и организаций,

хранящих пожароопасные вещества;
наличие магистральных тепло-, водо-, газо-, электрокоммуникаций;
наличие в помещениях хранилищ запасного выхода;
электропроводка в хранилищах – скрытая, штепсельные розетки – герметичные, рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Требования к помещениям и оборудованию:

Слайд 20

Стационарные (передвижные) металлические стеллажи:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см

проход между стеллажами - 75 см
расстояние между наружной стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см
расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см
расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Средства хранения:

Слайд 21

Слайд 22

Вспомогательные средства хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.);
Первичные защитные средства

хранения (коробки, папки, специальные футляры, пакеты и т.п.):
бумажные документы в картонных коробках, папках, в связках
микрофильмы и фотодокументы на пленочных носителях – в конвертах и кассетах и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92

Средства хранения:

Слайд 23

Слайд 24

Документы размещаются в порядке, обеспечивающем их:
комплексное хранение в соответствии с

учетными документами;
оперативный поиск.
Документы размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом жесткости переплета.

Требования к размещению документов:

Слайд 25

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах.
P.S.: Размещение

секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.

Требования к размещению документов:

Слайд 26

Порядок выдачи дел:

Слайд 27

Слайд 28

до 1 месяца: пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме

ОЦД, выдаваемых на срок не более двух недель);
до 3 месяцев: фондообразователям;
до 6 месяцев: судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам;
для экспонирования: осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки
P.S. продление сроков выдачи – с разрешения руководства архива.

Правила (2007):

Слайд 29

при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы;
при

обнаружении недостачи дел (листов), повреждений дел и документов составить акт в 2-х экз.

ВАЖНО:

Слайд 30

Охранный режим обеспечивается:
выбором места размещения архива в здании;
техническими средствами

защиты;
организацией системы охраны (сигнализации);
соблюдением мер пропускного режима и порядка доступа в хранилище;
опечатыванием помещений.

Нормативные режимы хранения документов

Слайд 31

наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные

запоры;
на доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки;
помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются);
хранилища в рабочее время закрыты на ключ;
право доступа в хранилище имеют сотрудники архива, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении;
P.S.: вынос документов из архива ограничен!

Охранный режим:

Слайд 32

Слайд 33

должен быть оптимальным без резких колебаний температуры и влажности с учетом

особенностей разных видов документов:
для бумажных документов: t° – 17-19° С, ОВВ – 50-55%;
для пленочных материалов: черно-белых (t° – 5°С, ОВВ – 40-55%) и цветных (t° – 2-5° С, ОВВ – 40-55%);
для документов на магнитных лентах и дисковых носителях: t° – 15-20°С, ОВВ – и 50 50-65%).
ОВВ- относительная влажность воздуха

Температурно-влажностный режим

Слайд 34

климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление

и проветривание помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха)
регулярное измерения параметров воздуха:
в кондиционируемых помещениях – раз в неделю;
в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю;
при нарушениях режима хранения – ежедневно.

Температурно-влажностный режим

Слайд 35

Для контроля за температурно-влажностным режимом помещение архивохранилища должно быть оснащено контрольно-измерительными

приборами (термометры, психрометры, гигрометры). Они должны располагаться в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.
Показатели контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Температурно-влажностный режим

Слайд 36

постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся

при ограниченных уровнях освещения.

Световой режим

Слайд 37

Помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых,

грызунов, пыли:
должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха;
окна должны открываться, вентиляционные отверстия в стенах и потолках защищены сетками (диаметром ячеек не более 0,5 мм);
Запрещается: пребывание в архивохранилище в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранение и использование пищевых продуктов, курение;

Санитарно-гигиенический режим

Слайд 38

влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей

и средств хранения;
полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей должны регулярно обрабатываться водными растворами антисептиков (2% формалин, 5% катамин АБ и т.п.);
в начале (по окончании) отопительного сезона документы (выборочно) необходимо обследовать для выявления насекомых и плесневых грибов; при обнаружении надо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

Санитарно-гигиенический режим:

Слайд 39

3. Хищения и преднамеренное уничтожение архивных документов и их предотвращение

Слайд 40

В проблеме обеспечения сохранности документов есть и «человеческий фактор». Это хищения

и преднамеренное уничтожение документов.
Хищения документов сопровождали архивы в течение всего их существования.

Слайд 41

Исторические примеры
Вторая половина XVIII в.: немецкий профессор Х.Маттеи прибыл в Россию,

исследовал греческие и латинские рукописи Московской синодальной библиотеки. Украл одну из ценнейших рукописей библиотеки. Потом подарил ее библиотеке Лейденского университета. В 1945 г. она была возвращена в Россию.
1817 г.: историки-архивисты К. Ф. Калайдович и П. М. Строев, описывая архивы и библиотеки подмосковных монастырей, обнаружили в одном из них единственный известный до сих пор список Судебника 1497 г. Оценив историческую значимость уникального памятника и опасаясь за его дальнейшую судьбу, они украли его и передали на хранение в Московский архив Коллегии иностранных дел (ныне РГАДА).

Слайд 42

Современные примеры
1970-е гг.: сотрудник Центрального государственного архива древних актов СССР Апостолов

единолично совершил масштабную кражу из архива уникальных документов (в т.ч. русский оригинал Тявзинского мирного договора России со Швецией 1595 г.).
1970-е гг.: самая массовая в новейшей истории архивного дела России кража ценных документов из РГИА (организатор - питерский коллекционер Файнберг: был подкуплен сотрудник охраны архива, который по графику своих ночных дежурств впускал сообщников в архив, отключал сигнализацию, открывал хранилища, и воры беспрепятственно выбирали, что украсть. Всего было украдено свыше 10000 документов. Некоторые всплыли на антикварном рынке Германии; многие были возвращены в архив. Файнберг был арестован, выпущен под залог в 50 млн. руб. и благополучно уехал в Израиль.

Слайд 43

Современные примеры
1980-е гг.: оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории,

не заботясь об элементарном "воровском прикрытии", украл несколько десятков почтовых открыток-писем начала XX в., и, не представляя их истинной ценности, продал их едва ли не за "бутылку водки".
2000 г.: сотрудница РГАЛИ похитила 18 документов (рисунки И. Е. Репина, М. А. Врубеля). Для сокрытия кражи она переоформляла обложки, перенумеровывала дела и даже заменяла рисунки копиями. Кража была раскрыта, оригиналы вернулись в архив.Похитительница, находясь под подпиской о невыезде, скрылась и объявлена в федеральный розыск

Слайд 44

Проблема хищений обострилась в постперестроечный период.
Значительный приток документов (в 1991-2004 гг.

в федеральные архивы принято свыше 3,4 млн ед.хр.) и рост количества пользователей (в 2,5 раза выросло количество обращений к архивным документам) актуализировали проблему.
При этом штатная численность отделов обеспечения сохранности документов сохранилась прежней. Невысокая зарплата ? текучка кадров ? на работу в архив приходят случайные люди.

Слайд 45

крайне низкое финансирование архивного дела (стоимость услуг вневедомственной охраны постоянно возрастает

⇨ администрация экономит на охране);
низкая заработная плата специалистов ⇨кадровый кризис;
не соблюдение нормативных требований обеспечения сохранности.

Причины хищений:

Слайд 46

наличие системы контроля за движением документов;
выдача документов из хранилища только для

ограниченных целей и на строго определенный срок с обязательной фиксацией в специальных учетных документах (акты, книги);
на место выданного дела кладется карта-заместитель, на которой указывается архивный шифр дела, кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело;

Предотвращение хищений

Слайд 47

при возврате дел в присутствии пользователя производится осмотр на предмет повреждений

(при обнаружении составляется акт, который является основанием для привлечения пользователя к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности);
регулярное проведение проверки наличия (состояния) архивных документов.

Предотвращение хищений

Слайд 48

Проверка – это важнейшая часть работы по сохранению архивных документов.
Задачи проверки

наличия и состояния документов:
Установление фактического наличия находящихся на хранении архивных документов;
Выявление отсутствующих архивных документов для организации их розыска;
Выявление и устранение недостатков в учете архивных документов;
Выявление и учет архивных документов, требующих консервационно-профилактической и технической обработки) реставрации, консервации, дезинфекции, дезинсекции и др.).

Проверка наличия и состояния документов

Слайд 49

При проверки наличия и состояния документов все единицы хранения, входящие в

данный фонд, подвергаются визуальному осмотру непосредственно по месту их хранения.
Проверку наличия и состояния архивных документов проводят, как правило, два сотрудника.

Слайд 50

Регулярность проверки наличия и состояния документов зависит от следующих факторов:
ценности документов

(уникальные документы проверяются ежегодно, особо ценные бумажные документы – один раз в 10 лет);
вида носителя (аудиовизуальные и электронные документы – один раз в 5 лет, кинодокументы на нитрооснове – один раз в 2 года).

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 51

Цикличность плановых проверок определяется экспертно-методической комиссией (или иным совещательным органом) с

учетом интенсивности использования и состояние учета архивных документов (но не менее одного раза в 25 лет для федеральных архивов, одного раза в 15 лет для государственных библиотек, одного раза в 10 лет для муниципальных архивов и библиотек).

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 52

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
После стихийного бедствия;
после

перемещения дел в другое помещение;
после ЧП, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.

Регулярность проверки наличия и состояния документов

Слайд 53

История архивов знает и случаи массового преднамеренного уничтожения документов
Постановление междуведомственного совещания

НК РКИ РСФСР о сборе бумажной макулатуры для нужд промышленности

Исторический пример: «макулатурные кампании» конца 1920 -1930-х гг.

Слайд 54

1928 г. - постановление Коллегии Наркомата РКИ «О порядке изъятия из

учреждений и предприятий архивной и иной бумажной макулатуры для нужд бумажной промышленности».
Положение было обязательным для всех учреждений и предприятий. За невыполнение постановления предусматривалось привлечение к суду.
Формальный повод - «бумажный голод» в стране.
Современные историки считают, что глубинный смысл макулатурных кампаний был связан с чисткой архивов от идеологически чуждых документов.

Слайд 55

В макулатуру в ускоренные сроки сдавались документы, датированные до 1917 г.

Были составлены разнарядки по учреждениям (в некоторых архивах – плановые задания исчислялись в тоннах бумаги).
Планы выполнялись и перевыполнялись (напр., Центральный архив Красной Армии в 1935 г. в макулатуру сдал почти 53 000 ед. хр., а в 1937 г. – еще 5 тонн сдано вне плана; по Центральному архиву внешней политики в 1936 г. при плане в 560 кг было сдано почти 4 тонны макулатуры).

Слайд 56

В результате проведения первой макулатурной кампании к концу 1929 г. в

макулатуру было сдано до 20 тыс. тонн документов. К 1937 г. было уничтожено около 28 млн. дел периода до 1917 г.

Слайд 57

Нормативно-методические требования к системе комплектования архивов и экспертизы ценности документов.
Система комплектования

архивов и экспертизы ценности документов, закрепленная в нормативно-правовых актах, позволяет сохранить наиболее ценные документы и предотвратить намеренное уничтожение архивных документов.

Предотвращение преднамеренного уничтожения документов

Слайд 58

4. Стабилизация, реставрация, консервация и дезинфекция документов

Слайд 59

До поступления в архив документы могли находится в неблагоприятных условиях.
Хранение документов

в архивах также может сопровождаться различными катаклизмами и нарушениями оптимальных условий их хранения.
Профилактические меры, предпринятые архивными работниками, тоже не гарантируют документы от повреждения.
Идет процесс естественного старения документов.
Все это требует целого комплекса мероприятий по стабилизации и реставрации документов.

Слайд 60

Стабилизацию и реставрацию документов проводят с учетом характера и степени повреждений,

а также с учетом последующей эксплуатации.
При реставрации документа должны быть сохранены все признаки его подлинности.
Методы и материалы, используемые при реставрации и консервации, должны быть безвредны для документов, обеспечивать обратимость процессов, сохранение и / или улучшение возможности их использования.

Слайд 61

Способы очень различны по простоте-сложности.
Даже элементарное подклеивание надорванных листов (обклеивание всего

листа прозрачной бумагой, доливка бумажной массы, расщепление листа и др.).
Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях постоянно развиваются (напр., от ламинирования уже отказались). Идет постоянный поиск новых способов.

Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях

Слайд 62

нейтрализация кислотности бумаги,
хранение в контейнеров из нейтрального (бескислотного) картона,
обеспыливание,
химические

способы борьбы с угасанием текста,
Переплет и брошюровка дел с поврежденным или пришедшим в негодность переплетом.

Способы реставрации и консервации документов на бумажных носителях

Слайд 63

обеспыливание и обработка антистатиком;
замена склеек;
оформление рулонов магнитной пленки защитной лентой с

двух сторон;;
периодическая перемотка пленки;
электрохимическая очистка грампластинок,
регулярная перезапись электронных документов.

Реставрация и консервация аудиовизуальных и электронных документов

Слайд 64

Агенты биоповреждений – крысы, насекомые, микроорганизмы (плесень).
Для борьбы с ними

используют различные виды обезараживания.

Обеззараживание архиворанилищ

Слайд 65

Методы дератизации и дезинсекции архивохранилищ не отличимы от тех, что используются

в быту.
Особое внимание уделяется дезинфекции, поскольку плесень может губительно влиять на документы и привести к их полному уничтожению.
Методы дезинфекции:
обработка документов в специальных камерах парами формалина;
прокладка документов листами бумаги, пропитанных формалином (используется для уникальных документов);
обработки документов в камерах токов высокой частоты (опасный способ).

Слайд 66

Для предотвращения опасности заражения архивных фондов документами, поступающими в архив из

других источников извне и зараженными вредителями, практикуется помещение их в изолятор.
В изоляторе выявляются поврежденные документы и проводится их обеззараживание.
Главный способ контроля за физико-химическим и техническим состоянием документов является регулярное проведение проверки наличия состояния документов.

Слайд 67

5. Создание страхового фонда и фонда пользования

Слайд 68

Даже при создании оптимальных условий хранения и использования архивных документов не

всегда удается сохранить их. Стремясь решить эту проблему, наиболее важные и восстребованные документы издавна начали копировать.
Первоначально это были рукописные списки.
Значительно позднее с появлением фотографии, начали изготавливать фотокопии.
Однако по-настоящему массовый характер копирование документов приобрело, когда была разработана технология микрофильмирования, позволяющая сравнительно быстро и недорого изготовить копии, занимающие еще и мало места.

Слайд 69

Целенаправленно массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны.
Именно тогда появилось

понятие «страховой фонд».
Страховой фонд документов – это совокупность страховых копий документов, созданных с целью сохранения документной информации на случай утраты или повреждения документов.
Страховой фонд документов является неприкосновенным и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда

Слайд 70

Очевидно, что создать страховой фонд на все документы Архивного фонда РФ

невозможно и не целесообразно.
Поэтому для страхового фонда отбираются документы наиболее ценные, информативные и часто используемые.
Ценность (информативность) документа в определенный момент времени может быть не востребована (конъюнктура меняется). Решение при отборе документов на страховое копирование принимают профессиональные архивисты, исходя из непреходящей ценности документов.

Слайд 71

Главная задача такого отбора заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое

количество документов, составляющих наиболее ценную часть АФ РФ и содержащих в наиболее концентрированном виде как можно большую часть информации этого фонда.
Считается, что отобранные таким образом несколько процентов документов АФ РФ могут содержать не менее половины всей информации, содержащейся в генеральной совокупности АФ РФ.
Как правило, для страхового копирования фонды отбираются целиком. Отдельные дела или документы подлежат копированию в исключительных случаях.

Слайд 72

Слайд 73

Микрофильм – это уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Процесс изготовления

микрофильма называют микрофильмированием.
Достоинства микрофильмов: долговечность, компактность, удобство транспортировки, простота в эксплуатации, возможность сочетания с другими способами переформатирования.
В процессе микрофотокопирования используется два типа носителей (стандартная микрофиша; рулонная фотопленка).
Каждый тип носителей имеет свои особенности.

Слайд 74

Рулонный микрофильм
Относится к линейным микрооригиналам, информация на которых располагается последовательно по всей длине рулона (страница

за страницей).
Достоинство: возможность снять большое количество кадров-документов и при этом исключить возможность утраты части документов.
Эта особенность позволяет рулонному микрофильму иметь статус юридического документа.

Слайд 75

Микрофиши
Предполагают покадровое экспонированием форматной пленки. Изображение располагается построчно или колонками. Возможна

кратность уменьшения 21х; 24х; 29х.
Высокая плотность записи, но и высокая уязвимость к механическим повреждениям.

Слайд 76

Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных

материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создается одновременно с созданием страхового фонда, а также в процессе других работ, в том числе по рассекречиванию документов, организации выставок архивных документов, копировании документов по заказам организаций и исследователей.

Слайд 77

Фонд пользования – это копий документов АФ РФ, выполненных на различных

Слайд 78

В настоящее время широкое развитие получает сканирование документов как способ изготовления

копий.
Важнейшее преимущество сканирования – возможность использования копий в режиме удаленного доступа.
Однако Международный совет архивов не признает сканы в качестве полноценных страховых копий (из-за опасности легкой фальсификации документов).
Поэтому сканированные копии являются в первую очередь не копиями страхового фонда, а копиями фонда пользования.

Обеспечение сохранности документов

Содержание

Обеспечение сохранности документовЛекция 5.

1. Проблема старения документов. Основные факторы старения документов

Специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемойЧто хранить?Как хранить?Где хранить?

«Старение документов» – сложный, недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов.Различают

«Старение документов»

Цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных): комплекс мероприятий, исключающих хищение и

Обеспечение сохранности документов

Комплекс мер по созданию оптимальных условий для хранения документов (создание МТБ)

Комплекс мер по надлежащей организации хранения

Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов

2. Оптимальные условия хранения документов

строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов;оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны

В идеале все госархивы и крупные ведомственные архивы должны размещаться в

Примеры:Здание РГДА (построено в Москве в 1886 г.) специально для Московского

РГИА – одно из передовых современных зданийКомплекс зданий для РГИА построен

В н.в. строительство и реконструкция архивных зданий производится в соответствии со

«Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях

не допускаются: ветхие, сырые, не отапливаемые помещения; вблизи служб общественного питания и организаций,

Стационарные (передвижные) металлические стеллажи:расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см

Вспомогательные средства хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.);Первичные защитные средства

Документы размещаются в порядке, обеспечивающем их:комплексное хранение в соответствии с

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах.P.S.: Размещение

Порядок выдачи дел:

до 1 месяца: пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме

при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы; при

Охранный режим обеспечивается: выбором места размещения архива в здании; техническими средствами

наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные

должен быть оптимальным без резких колебаний температуры и влажности с учетом

климат не регулируется => мероприятия по оптимизации климатических условий (рациональное отопление

Для контроля за температурно-влажностным режимом помещение архивохранилища должно быть оснащено контрольно-измерительными

постоянное хранение документов осуществляется в темноте, а работы с документами проводятся

Помещения архива должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых,

влажная уборка + не реже одного раза в год обеспыливание стеллажей

3. Хищения и преднамеренное уничтожение архивных документов и их предотвращение

В проблеме обеспечения сохранности документов есть и «человеческий фактор». Это хищения

Исторические примерыВторая половина XVIII в.: немецкий профессор Х.Маттеи прибыл в Россию,

Современные примеры1970-е гг.: сотрудник Центрального государственного архива древних актов СССР Апостолов

Современные примеры1980-е гг.: оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории,

Проблема хищений обострилась в постперестроечный период.Значительный приток документов (в 1991-2004 гг.

крайне низкое финансирование архивного дела (стоимость услуг вневедомственной охраны постоянно возрастает

наличие системы контроля за движением документов;выдача документов из хранилища только для

при возврате дел в присутствии пользователя производится осмотр на предмет повреждений

Проверка – это важнейшая часть работы по сохранению архивных документов.Задачи проверки

При проверки наличия и состояния документов все единицы хранения, входящие в

Регулярность проверки наличия и состояния документов зависит от следующих факторов:ценности документов

Цикличность плановых проверок определяется экспертно-методической комиссией (или иным совещательным органом) с

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:После стихийного бедствия;после

История архивов знает и случаи массового преднамеренного уничтожения документовПостановление междуведомственного совещания

1928 г. - постановление Коллегии Наркомата РКИ «О порядке изъятия из

В макулатуру в ускоренные сроки сдавались документы, датированные до 1917 г.

В результате проведения первой макулатурной кампании к концу 1929 г. в

Нормативно-методические требования к системе комплектования архивов и экспертизы ценности документов.Система комплектования

4. Стабилизация, реставрация, консервация и дезинфекция документов

До поступления в архив документы могли находится в неблагоприятных условиях.Хранение документов

Стабилизацию и реставрацию документов проводят с учетом характера и степени повреждений,

Способы очень различны по простоте-сложности.Даже элементарное подклеивание надорванных листов (обклеивание всего

нейтрализация кислотности бумаги, хранение в контейнеров из нейтрального (бескислотного) картона, обеспыливание,химические

обеспыливание и обработка антистатиком;замена склеек;оформление рулонов магнитной пленки защитной лентой с

Агенты биоповреждений – крысы, насекомые, микроорганизмы (плесень). Для борьбы с ними

Методы дератизации и дезинсекции архивохранилищ не отличимы от тех, что используются

Для предотвращения опасности заражения архивных фондов документами, поступающими в архив из

5. Создание страхового фонда и фонда пользования

Даже при создании оптимальных условий хранения и использования архивных документов не

Целенаправленно массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны.Именно тогда появилось

Очевидно, что создать страховой фонд на все документы Архивного фонда РФ

Главная задача такого отбора заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое

Микрофильм – это уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Процесс изготовления

Рулонный микрофильмОтносится к линейным микрооригиналам, информация на которых располагается последовательно по всей длине рулона (страница

МикрофишиПредполагают покадровое экспонированием форматной пленки. Изображение располагается построчно или колонками. Возможна

Обеспечение сохранности документов
Лекция 5.

Специалист, работающий с документами, обязательно столкнется с проблемой
Что хранить?
Как хранить?
Где хранить?

«Старение документов» – сложный, недостаточно изученный процесс, зависящий от многих факторов.
Различают

Цель всех архивов (государственных, ведомственных, частных):
комплекс мероприятий, исключающих хищение и

строительством (реконструкцией, ремонтом) зданий архивов;
оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны

Примеры:
Здание РГДА (построено в Москве в 1886 г.) специально для Московского

РГИА – одно из передовых современных зданий
Комплекс зданий для РГИА построен

не допускаются:
ветхие, сырые, не отапливаемые помещения;
вблизи служб общественного питания и организаций,

Стационарные (передвижные) металлические стеллажи:
расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см

Вспомогательные средства хранения (металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.);
Первичные защитные средства

Документы размещаются в порядке, обеспечивающем их:
комплексное хранение в соответствии с

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках в неразобранных кипах.
P.S.: Размещение

при возврате проверить состояние дел в присутствии лица, возвращающего документы;
при

Охранный режим обеспечивается:
выбором места размещения архива в здании;
техническими средствами

Исторические примеры
Вторая половина XVIII в.: немецкий профессор Х.Маттеи прибыл в Россию,

Современные примеры
1970-е гг.: сотрудник Центрального государственного архива древних актов СССР Апостолов

Современные примеры
1980-е гг.: оператор микрофильмирующей установки Российского государственного архива социально-политической истории,

Проблема хищений обострилась в постперестроечный период.
Значительный приток документов (в 1991-2004 гг.

наличие системы контроля за движением документов;
выдача документов из хранилища только для

Проверка – это важнейшая часть работы по сохранению архивных документов.
Задачи проверки

Регулярность проверки наличия и состояния документов зависит от следующих факторов:
ценности документов

Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
После стихийного бедствия;
после

История архивов знает и случаи массового преднамеренного уничтожения документов
Постановление междуведомственного совещания

Нормативно-методические требования к системе комплектования архивов и экспертизы ценности документов.
Система комплектования

До поступления в архив документы могли находится в неблагоприятных условиях.
Хранение документов

Способы очень различны по простоте-сложности.
Даже элементарное подклеивание надорванных листов (обклеивание всего

нейтрализация кислотности бумаги,
хранение в контейнеров из нейтрального (бескислотного) картона,
обеспыливание,
химические

обеспыливание и обработка антистатиком;
замена склеек;
оформление рулонов магнитной пленки защитной лентой с

Агенты биоповреждений – крысы, насекомые, микроорганизмы (плесень).
Для борьбы с ними

Целенаправленно массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны.
Именно тогда появилось

Рулонный микрофильм
Относится к линейным микрооригиналам, информация на которых располагается последовательно по всей длине рулона (страница

Микрофиши
Предполагают покадровое экспонированием форматной пленки. Изображение располагается построчно или колонками. Возможна