Электронный офис

Сентябрь 2, 2022

Главная
Алгебра
Электронный офис

Содержание

2. Цель задачи ИТ офиса Цель Организация обмена информацией как внутри предприятия, так и с внешней средой
3. Компоненты электронного офиса Электронные документы: текстовые документы, электронные таблицы, компьютерная графика (презентации, фото) и мультимедиа (видео)
4. Электронный документооборот По данным статистических исследований: на поиск и ожидание поступления документов тратится в среднем -
5. «Бумажные» затраты и потери А теперь переведите все эти показатели в деньги затраченные на: оплату «потерянного»
6. Сумма может оказаться внушительной!!!
7. А зачем вообще нужен организации электронный документооборот? Электронный документооборот поможет минимизировать ее!
9. Электронно-цифровая подпись ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после
10. Передача информации ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ: Ввод поручений и контроль их исполнения. Возможность централизованного контроля и
12. программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов,
14. Система электронного документооборота №1 Cognitive Technologies (разработчик системы ЕВФРАТ-Документооборот) - лидер по количеству реализованных проектов по
15. Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой и регламентом Автоматизация бизнес-процессов организации,
16. Регистрация документа Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также правил их учета –
17. Постановка документа на контроль На основании резолюции руководителя или в соответствии с установленным регламентом назначаются: контролер
18. Создание маршрута движения документа или маршрута согласования Графический редактор для создания типовых маршрутов В узлах маршрута
19. АРМ Пользователя Папка, в которую поступают поручения для пользователя Папка, в которую поступают контролируемые пользователем поручения
20. Исполнение заданий Контроль исполнения Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой
21. Поиск документов Общий поиск по всем документам Поиск по типовым реквизитам и тексту документа – общий
22. Отчеты и журналы Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов так и по отдельной
23. Безопасность и надежность Парольная идентификация каждого пользователя Распределение прав доступа пользователей Гибкие настройки прав доступа: роли,
24. Архивариус Сопровождение процессов работы с архивными документами: списание; хранение; сопровождение; уничтожение; Поддержка принятой в организации номенклатуры
25. Дизайнер форм Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками Редактирование заложенных в базовой поставке регистрационных
26. Поддержка территориально распределенных организаций Организация взаимодействия удаленных серверов ЕВФРАТ-Документооборот: обмен адресными книгами пользователей между серверами автоматическая
27. АРМ Руководитель АРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет
28. Сегодня система успешно работает более чем в 2750 организациях Каждый месяц пользователями системы становится более 70
30. Скачать презентацию

Слайд 2

Цель задачи ИТ офиса
Цель
Организация обмена информацией как внутри предприятия, так и

с внешней средой (покупателями, поставщиками, государственными структрами).
Задачи:
1) Подготовка документов (набор)
2) Поиск информации по запросу руководителя
3) прием и передача информации (документов)
4) хранение информации (документов)
6) планирование проектов и работы аппарата управления
7) организация совещаний и конференций
8) диспетчеризация процессов (оперативное управление, связь)
7) контроль за своевременным выполнением планов, исполнением приказов и распоряжений
Особенность: оперативность, работа с нормативной, правовой, распорядительной и в основном текстовой информацией

Слайд 3

Компоненты электронного офиса
Электронные документы: текстовые документы, электронные таблицы, компьютерная графика (презентации,

фото) и мультимедиа (видео)
Электронный документооборот
Справочные информационные системы (справочно-правовые (Консультант+) и др.)
Электронная и обычная почта, факс
Видео и On-line совещания (конференции)
Планировщики проектов, электронный органайзеры
Интернет-сайт организации (хотя бы сайт-визитная карточка с названием и контактами)
Call-центры и on-line-поддержка
Электронная очередь, интернет запись

Слайд 4

Электронный документооборот
По данным статистических исследований:
на поиск и ожидание поступления документов тратится

в среднем - 30% рабочего времени;
на согласование и утверждение документов - 20%;
на передачу документов между подразделениями - 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%;
безвозвратно теряется 6% документов;
каждый внутренний документ копируется до 20 раз

А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?

Слайд 5

«Бумажные» затраты и потери
А теперь переведите все эти показатели в деньги
затраченные

на:
оплату «потерянного» рабочего времени сотрудников;
расходные материалы (тонер и картридж, бумага)
недополученные за счет:
несвоевременного принятия решения;
потери или несвоевременного получения важной информации;
неэффективного управления деятельностью сотрудников

Слайд 6

Сумма может оказаться внушительной!!!

Слайд 7

А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?
Электронный документооборот поможет минимизировать ее!

Слайд 8

Слайд 9

Электронно-цифровая подпись
ЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений

в электронном документе после его подписания.
В самом простом представлении механизм ЭЦП работает следующим образом: выделяется удостоверяющий центр, который с помощью специализированного программного обеспечения генерирует так называемые "сертификаты ключей" для каждого пользователя.
Ключ ЭЦП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭЦП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью можно определить, кто и когда подписал электронный документ)

Для определения достоверности электронного документа была создана электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки.

Слайд 10

Передача информации
ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ:
Ввод поручений и контроль их исполнения.

Возможность централизованного контроля и контроля «внешних» исполнителей

Хранение информации

Планирование работы аппарата управления

Поддержание полного цикла работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность

Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнесс-процесами

Обеспечение связью

Регистрация документов

Работа с взаимосвязанными документами

Возможность удаленной работы

Поиск информации

Слайд 11

Слайд 12

программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также

взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий и контроль за ними, отправку уведомлений.

ЕСМ
«управление корпоративными информационными ресурсами»

БЕСПЛАТНЫЕ:
NauDoc Free
ЦУП Laconix
все решения, распространяющиеся по принципу Open Source

ПЛАТНЫЕ:
1C:Документооборот
bb workspace
CompanyMedia
FossDoc
LanDocs
PayDox
OrojectMate
БЩСС-Референт
ЕВФРАТ-Документооборот
DocsVision
ДЕЛО
ЭТЛАС

ОГРАНИЧЕННО БЕСПЛАТНЫЕ:
Directum (чистое решение, но без схемы)
«Бизнесс-инженер» (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
Fossdoc (для малого бизнеса до 5 пользователей - бесплатна)

Слайд 13

Слайд 14

Система электронного документооборота №1
Cognitive Technologies (разработчик системы ЕВФРАТ-Документооборот) - лидер по количеству

реализованных проектов по внедрению СЭД в 2006 г. в России
РБК (CNews Analytics), апрель 2007 г.

Слайд 15

Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой

и регламентом
Автоматизация бизнес-процессов организации, поддержка процедур согласования и утверждения
Оперативный и всесторонний контроль за ходом исполнения работ по документу
Создание оперативного и долговременного архивов бумажных и электронных документов
Поиск документов по содержанию и реквизитам
Формирование журналов по учету документов и отчетов по исполнительской дисциплине
Обеспечение безопасности работы

Задачи, решаемые системой ЕВФРАТ-Документооборот

Слайд 16

Регистрация документа
Поддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также

правил их учета – набора реквизитов, правил формирования регистрационных номеров
Контроль полноты заполнения полей РКК
Автоматизация заполнения полей РКК
Автоматический контроль дублирования документов
Регистрация писем из электронной почты
Встроенные средства сканирования и распознавания бумажных документов
Присоединение любых электронных документов к РКК
Встроенные средства просмотра электронных документов
Установление перекрестных ссылок между документами

Слайд 17

Постановка документа на контроль
На основании резолюции руководителя или в соответствии с

установленным регламентом назначаются:
контролер по документу
ответственный исполнитель и соисполнители, согласующие по документу
сроки исполнения документа и отдельных поручений по нему
сроки согласования и утверждения
Задание маршрут прохождения документа по исполнителям и согласующим:
последовательные задания;
параллельные задания;
подпоручения
Автоматическая рассылка контролирующему и исполнителям (согласующим) уведомлений о поставленных им задачах

Слайд 18

Создание маршрута движения документа или маршрута согласования
Графический редактор для создания типовых маршрутов
В

узлах маршрута задаются:
исполнители;
задачи;
срок выполнения;
условия дальнейшего движения документа

Слайд 19

АРМ Пользователя
Папка, в которую поступают поручения для пользователя
Папка, в которую поступают

контролируемые пользователем поручения

Поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчеты

Текст соответствующего поручения, уведомления, напоминания, сообщения, отчета

Слайд 20

Исполнение заданий Контроль исполнения
Автоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от

исполнения с отсылкой соответствующего уведомления контролирующему
Согласование и утверждение с использованием ЭЦП
Отправка отчета контролирующему
Автоматическое протоколирование хода исполнения и согласования
Автоматическая отправка контролирующему и исполнителям (согласующим) напоминаний о приближении (наступлении) контрольных сроков
Специальный поиск по контрольным заданиям и документам

Слайд 21

Поиск документов
Общий поиск по всем документам
Поиск по типовым реквизитам и тексту

документа – общий поиск
Поиск по форме
Гибкий расширенный поиск

Возможность гибкого задания условий для поиска по всему объему накопленных документов

Слайд 22

Отчеты и журналы
Формирование отчетов и журналов как по всей базе документов

так и по отдельной выборке

Слайд 23

Безопасность и надежность
Парольная идентификация каждого пользователя
Распределение прав доступа пользователей
Гибкие настройки прав

доступа: роли, временные права
Протоколирование действий пользователей
Передача данных в зашифрованном виде
Использование сертифицированных средств ЭЦП
Хранение всех данных на сервере
Средства резервного копирования и восстановления баз

Слайд 24

Архивариус
Сопровождение процессов работы с архивными документами:
списание;
хранение;
сопровождение;
уничтожение;

Поддержка принятой в организации номенклатуры дел
Связь с оперативными документами

Слайд 25

Дизайнер форм
Создание новых потоков документов со своими регистрационными карточками
Редактирование заложенных в

базовой поставке регистрационных карточек
Логическое описание типов и свойств реквизитов

Слайд 26

Поддержка территориально распределенных организаций
Организация взаимодействия удаленных серверов ЕВФРАТ-Документооборот:
обмен адресными

книгами пользователей между серверами
автоматическая установка соединения между серверами
Единое пространство управления территориально-распределенной организацией:
отправка сообщений и документов в филиалы
выдача заданий филиалам и сквозной контроль за исполнением заданий
получение отчетов от филиалов

Слайд 27

АРМ Руководитель
АРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной системе

документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса
АРМ Руководитель позволяет при наличии доступа к Интернет из любой точки мира:
получить авторизованный доступ к корпоративной системе документооборота и хранилищу документов организации
осуществлять управление бизнес-процессами организации и участвовать в согласовании решений
осуществлять контроль за исполнением заданий, выданных сотрудникам

* Director-Adapt – технология адаптации возможностей информационных систем к специфике управленческой деятельности

АРМ Руководитель разработан на базе технологии DA*, благодаря которой ЕВФРАТ-Документооборот может адаптироваться под каждого конкретного руководителя.

Слайд 28

Сегодня система успешно работает более чем в 2750 организациях
Каждый месяц пользователями

системы становится более 70 новых организаций

Среди пользователей системы

Пользователи системы ЕВФРАТ-Документооборот на 2007 г.

Аппарат Президента и Правительства Чеченской республики
Департамент консульской службы МИД РФ
ТФОМС по Тюменской обл.
Хабаровское отделение Дальневосточного тамож. упр.
МУП «Расчетно-кассовый центр г. Новосибирска»
Центральный банк РФ
Центросоюз РФ
ОАО «РГС-Столица»
ОАО «Северо-Кавказcкая железная дорога»
Курская АЭС
ЗАО «Дикая Орхидея»
ЗАО «Юниверсал-Мьюзик»
ОАО «ДЕКРА-Групп»
ОАО «Ижевский подшипниковый завод»
ОАО «Лебединский ГОК»
ОАО «Центрсибнефтепровод»
ОАО «Уральский электрохимический комбинат»
Челябинский юридический институт МВД России
МГИМО-Университет
и многие другие…

Электронный офис

Содержание

Цель задачи ИТ офисаЦельОрганизация обмена информацией как внутри предприятия, так и

Компоненты электронного офисаЭлектронные документы: текстовые документы, электронные таблицы, компьютерная графика (презентации,

Электронный документооборотПо данным статистических исследований:на поиск и ожидание поступления документов тратится

«Бумажные» затраты и потериА теперь переведите все эти показатели в деньгизатраченные

Сумма может оказаться внушительной!!!

А зачем вообще нужен организации электронный документооборот?Электронный документооборот поможет минимизировать ее!

Электронно-цифровая подписьЭЦП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений

Передача информации ЗАДАЧИ, РЕШАЕМЫЕ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ:Ввод поручений и контроль их исполнения.

программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с электронными документами, а также

Система электронного документооборота №1 Cognitive Technologies (разработчик системы ЕВФРАТ-Документооборот) - лидер по количеству

Регистрация любых видов документов в соответствии с утвержденными в организации номенклатурой

Регистрация документаПоддержка принятой в организации номенклатуры документов и дел, а также

Постановка документа на контрольНа основании резолюции руководителя или в соответствии с

Создание маршрута движения документа или маршрута согласованияГрафический редактор для создания типовых маршрутовВ

АРМ ПользователяПапка, в которую поступают поручения для пользователяПапка, в которую поступают

Исполнение заданий Контроль исполненияАвтоматизация приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от

Поиск документовОбщий поиск по всем документамПоиск по типовым реквизитам и тексту

Отчеты и журналыФормирование отчетов и журналов как по всей базе документов

Безопасность и надежностьПарольная идентификация каждого пользователяРаспределение прав доступа пользователейГибкие настройки прав

Архивариус Сопровождение процессов работы с архивными документами: списание; хранение; сопровождение; уничтожение;

Дизайнер формСоздание новых потоков документов со своими регистрационными карточкамиРедактирование заложенных в

Поддержка территориально распределенных организаций Организация взаимодействия удаленных серверов ЕВФРАТ-Документооборот: обмен адресными

АРМ РуководительАРМ Руководитель – удобный и полноценный доступ к корпоративной системе

Сегодня система успешно работает более чем в 2750 организацияхКаждый месяц пользователями

Похожие презентации