Обучение работе с Microsoft Access

В каждом уроке имеется несколько практических заданий и список контрольных вопросов.

Ясно представляемые, функционально организованные возможности и команды в Access 2007 следуют логике выполняемых действий, что делает работу более продуктивной.

Здесь можно понять, что в этой версии Access уже много сделано за пользователя. шаблоны позволяют начать выполнение задания с середины.
Шаблоны — это уже готовые, сфокусированные на задаче базы данных, которые можно загрузить и начать сразу использовать. Выбор, щелчок — все делается действительно быстро.

Лента
Панель быстрого доступа
Кнопка Microsoft Office
Область переходов

Потратьте минуту, чтобы запомнить их названия:

В области переходов отображается то, что используется в текущий момент в базе данных. Таблицы, формы, отчеты, запросы — все они видны здесь, все под рукой во время работы.

Непосредственно работа выполняется с помощью ленты. Вот она рядом.

Разработанная с учетом потребностей пользователей, лента отображает мощные средства Access там, где их можно сразу заметить без изнурительного поиска по всей программе.
Это делает работу более эффективной.

Базовая панель быстрого доступа
Настроенная панель быстрого доступа

На рисунке показаны две разные версии панели инструментов:

Чтобы поместить свои излюбленные команды на панель быстрого доступа, чтобы они всегда были под рукой, просто щелкните команду правой кнопкой мыши, а затем щелкните Добавить на панель быстрого доступа Панель инструментов.

Какая бы вкладка не была открыта, эти команды остаются легко доступны.

Меню основных команд для работы с файлами.
Список последних документов.
Кнопка, которую нажимают для просмотра и выбора различных параметров настройки программы.

Если нажать кнопку Microsoft Office, вы увидите:

Это может напомнить вам меню Файл в предыдущих версиях Access.

Интерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access.
Панель быстрого доступа.
Лента.
Вкладки и группы.

Область переходов.
Вкладка Создать.
Кнопка Microsoft Office.
Команда Шаблоны страниц.

Команды, сгруппированные в алфавитном порядке.
Команды, которые не используются, не отображаются.
Команды, сгруппированные вокруг стандартных действий.
Команды, перечисляемые в меню.

В этом случае можно увидеть только необходимые команды для предстоящих действий.

Шаблоны предоставляют предварительно созданные базы данных, разработанные под потребности пользователей. 
На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access выберите категорию шаблонов баз данных, например «Деловые», «Личные» или «Учебные». Как показано на рисунке, будет отображен диапазон возможных вариантов.

Здесь можно присвоить базе данных выбранное имя, которое будет отображаться после загрузки базы данных на компьютер. Кроме того, здесь есть кнопка «Загрузить».
После завершения загрузки для просмотра содержимого новой базы данных используется область переходов.

Щелкните вкладку «Создать», чтобы появилась группа «Таблицы». В этой группе щелкните значок «Шаблоны таблиц».
Выберите шаблон таблицы (доступны такие шаблоны, как «События», «Вопросы», «Задачи» и многие другие) и в базу данных будет моментально добавлена еще одна таблица с полями и типами данных, соответствующими ее назначению.

Чтобы создать новую форму в Access 2007, щелкните вкладку «Создать», а затем нажмите кнопку Форма. Все просто.
Новая форма создается приложением Access на основе проекта существующей базы данных, который уже был открыт или который выбран в области переходов.

Команды на этих вкладках делают процесс изменения внешнего вида элементов управления и надписей настолько простым, что основной фокус заключается в том, чтобы знать, когда следует остановиться.
Лучше всего если вы просматриваете изменения во время их внесения. Если сделанное изменение не устраивает, отмените его, нажав клавиши CTRL+Z или кнопку на панели быстрого доступа. Кнопка «Отменить» .

Щелкните вкладку «Создать» , а затем нажмите кнопку «Отчет».
Приложение Access создает новый отчет на основе существующего объекта, который уже открыт или выбран в области переходов.

Команды на этих вкладках позволяют изменять внешний вид элементов управления и надписей, а также выбирать поля, размер листа и другие параметры печати.
Конечно же, изменения можно просматривать в процессе их внесения.

Интерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

Загрузка шаблона базы данных «Контакты».
Щелчок пункта Новая база данных.
Поиск в Интернете.
Покупка адресной книги.

Шаблон «Контакты» находится на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в категории «Деловые» или в категории «Личные».

Скопировать данные таблицы и вставить их в отчет.
Выбрать таблицу в области переходов и щелкнуть Отчет на вкладке Создать.
Сохранить таблицу как отчет.
На вкладке Создать в группе Отчеты щелкнуть Создать таблицу.

Приложение Access добавляет в новый отчет элементы управления, которые соответствуют полям таблицы, и присваивает имя, совпадающее с именем таблицы.

События
Вопросы
Задачи
Все три

Что это означает для пользователей? Ряд преимуществ и пару простых действий, которые рассматриваются в этом уроке.
И, конечно же, — старые файлы работают в новой версии Access.

Чтобы сделать базы данных Access 2007 более безопасными.
Чтобы сделать их более компактными.

Чтобы сделать восстановление данных более надежным в случае, если файл будет поврежден.

И чтобы добавить некоторые возможности, которые не так просто поместить в изображение, например поля таблицы, хранящие вложения, и поля с несколькими значениями.

Вот все, что нужно сделать, чтобы воспользоваться всеми преимуществами нового формата файлов для базы данных предыдущей версии: 

В Access 2007 нажмите кнопку Microsoft Office  и выберите команду «Открыть», чтобы открыть базу данных предыдущей версии.

Снова нажмите кнопку и выберите команду «Сохранить как».

Выберите формат «База данных Access 2007».

Это кажется очевидным, но так оно и задумано.

Вот все, что нужно сделать, чтобы воспользоваться всеми преимуществами нового формата файлов для базы данных предыдущей версии: 

Для этого нужно создать копию в формате файлов предыдущей версии.

Способ создания такой копии очень похож на метод обновления баз данных предыдущих версий.

Откройте базу данных Access 2007 и нажмите кнопку Microsoft Office .

Выберите команду «Сохранить как»,а затем выберите нужный формат.

Если база данных использует эти новые возможности, и предпринимается попытка создать копию базы данных в более раннем формате, выводится сообщение Access, которое сообщает, почему это невозможно.
Если известно, что база данных будет использоваться совместно с пользователями, не имеющими Access 2007, спланируйте соответствующим образом свою работу.

Интерактивное практическое занятие (требуется Access 2007)

Он основан на XML.
Он работает со всеми предыдущими версиями Access.
Он предоставляет повышенную безопасность и уменьшенные размеры файлов.
Он требует перенастройки принтера.

Открыть базу данных и воспользоваться командой Сохранить как.
Отправить базу данных как вложение электронной почты с помощью Microsoft Office Outlook® 2007.
Открыть базу данных в Access 2007, и обновление произойдет автоматически.
Открыть базу данных и экспортировать ее данные в новую пустую базу данных Access 2007.

Да
Нет