Организация рабочего места секретаря

Август 1, 2022

Главная
Разное
Организация рабочего места секретаря

Содержание

2. СЕКРЕТАРЬ – ИНИЦИАТИВНЫЙ И РАСУДИТЕЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК ШЕФА,ОБЛАДАЮЩИЙ ВСМИ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ НАВЫКАМИ, НЕОБХОДИМЫМИ ДЛЯ КОМПАНИИ И ПРИНИМАЮЩИЙ РЕШЕНИЯ
3. Профессиональный секретарь – это не только «лицо фирмы», но он также является «опорным звеном» системы документационного
4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ В различных организациях должностные обязанности секретаря могут различаться в зависимости от организационной структуры
5. - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя подразделения; - принимает поступающую корреспонденцию, передает ее
6. Работа со средствами связи: ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. контроль
7. Работа с посетителями: прием сотрудников предприятия, помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в
8. Подготовка и проведение совещаний: информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовка списка участников, оформление доклада
9. Работа хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете
10. ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ Профессиональные навыки Организаторские качества Ответственность и надежность Инициативность Пунктуальность и исполнительность Преданность фирме,
11. ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ коммуникабельность приятный внешний вид доброжелательность любезность воспитанность выдержка и др.
12. КАТЕГОРИИ СЕКРЕТАРЕЙ Секретарь приемной Секретарь сall-center Coffee-lady Секретарь-машинистка Секретарь-стенографистка Секретарь руководителя Офис-менеджер Делопроизводитель Секретарь –референт Руководитель
13. СЕКРЕТАРЬ ПРИЁМНОЙ Существует несколько наименований секретаря на reception: секретарь - ресепшионист; секретарь офиса или секретарь приёмной;
14. СЕКРЕТАРЬ СALL-CENTER ... осуществляет чисто технические функции. должен обладать грамотной речью и приятным голосом, знаниями правил
15. COFFEE-LADY Кандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы в ресторанном бизнесе или
16. СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и
17. СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой
18. СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ Секретарь-референт должен: быстро печатать и правильно оформлять документы, составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально
19. СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Квалифицированный секретарь руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому
20. ОФИС-МЕНЕДЖЕР ... ... это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия. ... первый помощник руководителя
21. ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы
22. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителя секретарь должен видеть всех входящих
23. РАБОЧАЯ ЗОНА Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь
24. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят: стол однотумбовый; приставка с тумбой
25. НЕОБХОДИМО ОТМЕТИТЬ, ЧТО ПРИ РАЦИОНАЛЬНОЙ ПЛАНИРОВКЕ РАБОЧЕГО МЕСТА НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ ПРАВИЛА: - на рабочей поверхности
26. документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь
27. РАБОЧИЙ СТОЛ В левом поле: текущая работа, телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими
28. КРЕСЛО СЕКРЕТАРЯ Регулируемое по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от
29. КОМПЬЮТЕР И КЛАВИАТУРА клавиатуру компьютера лучше располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола.
30. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ОРГТЕХНИКИ И ОБОРУДОВАНИЯ средства малой оргтехники средства составления и изготовления текстовых документов средства обработки
31. ЗОНА ДЛЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. не рекомендуется ставить мягкую мебель
32. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМНОЙ Следует использовать в интерьерах живые цветы. Используются произведения живописи, графики, мелкой пластики
33. В холле и приемной офиса специалисты в области информационного менеджмента рекомендуют разместить: - информационный стенд для
34. Следует помнить о том, что нужно не только создавать информационную систему, но и постоянно заниматься ее
35. Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря имеет большое значение, как для облегчения труда, так
42. Скачать презентацию

Слайд 2

СЕКРЕТАРЬ – ИНИЦИАТИВНЫЙ И РАСУДИТЕЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК ШЕФА,ОБЛАДАЮЩИЙ ВСМИ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ НАВЫКАМИ, НЕОБХОДИМЫМИ

ДЛЯ КОМПАНИИ И ПРИНИМАЮЩИЙ РЕШЕНИЯ В ПРЕДЕЛАХ СВОЕЙ КОМПЕЕНЦИИ И ПРИ НЕОБХОДИМОСТИ БЕРУЩИЙ УПРАВЛЕНИЕ НА СЕБЯ

Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени.

Слайд 3

Профессиональный секретарь – это не только «лицо фирмы», но он также

является «опорным звеном» системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, так как обеспечивает практически весь комплекс функций по административной поддержке и документационному сопровождению деятельности подразделения и его руководителя, а в ряде случаев и всей организации.
Особое положение секретаря в системе ДОУ организации обусловлено одной из основных задач – осуществление контроля за документами, представляемыми его руководителю на рассмотрение.

Слайд 4

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ
В различных организациях должностные обязанности секретаря могут различаться в

зависимости от организационной структуры и имеющейся установленной системы ДОУ, а также использования автоматизированных операционных систем по документационному обеспечению.
Должностные обязанности секретаря руководителя организации и секретаря подразделения, как правило, различаются не только функциями, выполняемыми в соответствии с занимаемой должностью, но также статусом, который наделяет его соответствующими правами и ответственностью.

Слайд 5

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя подразделения;
- принимает

поступающую корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделение или конкретным исполнителям;
- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением офисной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- принимает документы и личные заявления на подпись руководителю подразделения;
- готовит документы и материалы, необходимые для работы;

Деятельность секретаря:

Слайд 6

Работа со средствами связи:
ведение телефонных переговоров,
прием и отправка факсов, сообщений

по электронной почте.
контроль за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности

Слайд 7

Работа с посетителями:
прием сотрудников предприятия,
помощь командированным (направление в нужное подразделение,

помощь с устройством в гостиницу).
организация приема посетителей руководителем в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю)

Слайд 8

Подготовка и проведение совещаний:
информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя,
подготовка

списка участников,
оформление доклада руководителя.
ведение протокола

Слайд 9

Работа хозяйственного характера:
проверка качества уборки кабинета руководителя,
обеспечение исправности всех технических

средств, находящихся в кабинете
обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Слайд 10

ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ
Профессиональные навыки
Организаторские качества
Ответственность и надежность
Инициативность
Пунктуальность

и исполнительность
Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения
Хорошая память

Слайд 11

ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ
коммуникабельность
приятный внешний вид
доброжелательность
любезность
воспитанность
выдержка и

др.

Слайд 12

КАТЕГОРИИ СЕКРЕТАРЕЙ
Секретарь приемной
Секретарь сall-center
Coffee-lady
Секретарь-машинистка
Секретарь-стенографистка
Секретарь руководителя
Офис-менеджер
Делопроизводитель
Секретарь –референт
Руководитель секретариата

Слайд 13

СЕКРЕТАРЬ ПРИЁМНОЙ
Существует несколько наименований секретаря на reception:
секретарь - ресепшионист;
секретарь офиса или

секретарь приёмной;
дежурный секретарь;
администратор или администратор офиса;
секретарь - администратор.

Слайд 14

СЕКРЕТАРЬ СALL-CENTER
... осуществляет чисто технические функции.
должен обладать грамотной речью и приятным

голосом, знаниями правил ведения телефонных переговоров, умением быстро ориентироваться, бесконфликтностью.

Слайд 15

COFFEE-LADY
Кандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы

в ресторанном бизнесе или catering.

Слайд 16

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА
Организует телефонные переговоры руководителя,
принимает и передает телефонограммы,
записывает в его

отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

Слайд 17

СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА
Стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов

с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных.

Слайд 18

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ
Секретарь-референт должен:
быстро печатать и правильно оформлять документы,
составлять тексты различных документов,

редактировать проекты,
рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание,
самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями

Слайд 19

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Квалифицированный секретарь руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет

необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Слайд 20

ОФИС-МЕНЕДЖЕР ...
... это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия.
...

первый помощник руководителя в решении административно - хозяйственных вопросов деятельности предприятия

Слайд 21

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует

и хранит документы текущего архива.

Слайд 22

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителя
секретарь

должен видеть всех входящих в приемную
площадь делится на рабочую зону, зону для посетителей и вспомогательную зону

Слайд 23

РАБОЧАЯ ЗОНА
Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы

был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки

Слайд 24

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА
В комплект средств
оргтехники рабочего
места секретаря входят:
стол однотумбовый;
приставка с тумбой

под компьютер, компьютер;
стул подъемно-поворотный;
вспомогательный стол.

Слайд 25

НЕОБХОДИМО ОТМЕТИТЬ, ЧТО ПРИ РАЦИОНАЛЬНОЙ ПЛАНИРОВКЕ РАБОЧЕГО МЕСТА НЕОБХОДИМО СОБЛЮДАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ

ПРАВИЛА:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
- каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
- канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;
- все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

Слайд 26

документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор,

для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;
- секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.

Слайд 27

РАБОЧИЙ СТОЛ
В левом поле: текущая работа, телефонное оборудование, настольную лампу,

канцелярский прибор, лоток с входящими документами.
В правом поле: лоток с исполненными документами и письменные принадлежности

высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности должна составлять 725 мм.
должен иметь пространство для ног, которое составляет в высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

Слайд 28

КРЕСЛО СЕКРЕТАРЯ
Регулируемое по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а

также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
Поверхность сиденья, спинки и других элементов кресла должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием.

Слайд 29

КОМПЬЮТЕР И КЛАВИАТУРА
клавиатуру компьютера лучше располагать на расстоянии 10 - 15

мм от края стола.
центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см.

Слайд 30

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ОРГТЕХНИКИ И ОБОРУДОВАНИЯ
средства малой оргтехники
средства составления и изготовления

текстовых документов
средства обработки бумажных документов
средства хранения и поиска документов
средства связи
копировальные средства и аппараты;
шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
офисная мебель и оборудование.

Слайд 31

ЗОНА ДЛЯ ПОСЕТИТЕЛЕЙ
комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей.
не рекомендуется ставить

мягкую мебель

Слайд 32

ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМНОЙ
Следует использовать в интерьерах живые цветы.
Используются произведения живописи, графики,

мелкой пластики

Слайд 33

В холле и приемной офиса специалисты в области информационного менеджмента рекомендуют

разместить:
- информационный стенд для посетителей;
- стенд с рекламной информацией;
- демонстрационную витрину;
- информационные автоматы;
- информационные листки.

Информация, содержащаяся на стендах, должна быть конкретной, оперативной, обладать избирательностью воздействия. Естественно, необходимо внимательно следить, чтобы среди представленной информации не было сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

Слайд 34

Следует помнить о том, что нужно не только создавать информационную систему,

но и постоянно заниматься ее обновлением.
Для этих целей секретарь должен выделять не менее 30 минут рабочего времени в ежедневном графике. При этом устаревшая информация должна быть снята с информационных стендов и заменена новой.
Информация должна быть своевременной и актуальной.

Слайд 35

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря имеет большое значение,

как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

Слайд 36

Слайд 37

Слайд 38

Слайд 39

Слайд 40

Организация рабочего места секретаря

Содержание

СЕКРЕТАРЬ – ИНИЦИАТИВНЫЙ И РАСУДИТЕЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК ШЕФА,ОБЛАДАЮЩИЙ ВСМИ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫМИ НАВЫКАМИ, НЕОБХОДИМЫМИ

Профессиональный секретарь – это не только «лицо фирмы», но он также

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯВ различных организациях должностные обязанности секретаря могут различаться в

- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя подразделения;- принимает

Работа со средствами связи:ведение телефонных переговоров, прием и отправка факсов, сообщений

Работа с посетителями:прием сотрудников предприятия, помощь командированным (направление в нужное подразделение,

Подготовка и проведение совещаний:информирование приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовка

Работа хозяйственного характера:проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических

ДЕЛОВЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯПрофессиональные навыки Организаторские качества Ответственность и надежность Инициативность Пунктуальность

ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯкоммуникабельность приятный внешний вид доброжелательность любезностьвоспитанность выдержка и

СЕКРЕТАРЬ ПРИЁМНОЙ Существует несколько наименований секретаря на reception:секретарь - ресепшионист;секретарь офиса или

СЕКРЕТАРЬ СALL-CENTER... осуществляет чисто технические функции.должен обладать грамотной речью и приятным

COFFEE-LADYКандидату на эту должность желательно иметь специальное образование либо опыт работы

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКАОрганизует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТСекретарь-референт должен:быстро печатать и правильно оформлять документы, составлять тексты различных документов,

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯКвалифицированный секретарь руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет

ОФИС-МЕНЕДЖЕР ...... это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия....

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬОбеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА располагается в приемной, которая примыкает к кабинету руководителясекретарь

РАБОЧАЯ ЗОНА Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТАВ комплект средстворгтехники рабочегоместа секретаря входят:стол однотумбовый;приставка с тумбой