Планирование и подготовка аудита. Типичные виды аудиторской деятельности

политик, процедур или требований, используемых для сопоставления с ними объективных свидетельств

Политика (и цели) в области качества
Внешние стандарты
Внутренние стандарты (документированные процедуры, методики и т.д.)
Законы и нормы государства
Контрактные и договорные требования
Требования системы менеджмента
Требования потребителей и других заинтересованных сторон
Другие требования

и утверждение плана аудита
Подготовка опросного листа
Уведомление об аудите
Подготовка чек-листов
Обеспечение аудиторов рабочими документами

Подготовка аудита

Любой конкретный аудит на месте проводится ограниченное время и с ограниченными ресурсами. Аудиторы отвлекают сотрудников на дополнительные совещания, опросы и др. Поэтому результативность и надежность аудита на месте зависит от тщательности его подготовки.
Время на подготовку к проведению аудита на месте может составить от 25 до 40 % от всего времени, отведенного на аудит

внимание на:
• Возможные противоречия между действующими и вновь введёнными документами.
• Возможные противоречия в распределении ответственности. Например, может оказаться, что в общесистемном Руководстве определена ответственность за какой-то процесс, в процедуре по этому процессу в качестве ответственных названы другие лица, а в их должностных инструкциях вообще нет упоминания об этой ответственности.
• Применение «общих фраз» при описании деятельности. Такие места в тексте документа часто служат сигналом, что порядок осуществления этой деятельности не определён, или она вообще не осуществляется. В этом случае аудитор должен сделать себе пометку, что необходимо при проверке на месте проверить, как на самом деле осуществляется эта деятельность,

аудита должен включать
• цели внутреннего аудита;
• объем внутреннего аудита (перечень подразделений и процессов, подлежащих проверке);
• критерии внутреннего аудита;
• дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту на местах;
• ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах;
• роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;.
• выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.
В плане внутреннего аудита могут быть затронуты различные вопросы, в т. ч. касающиеся конфиденциальности.

6.3.2.Подготовка плана аудита

Совет. Удержитесь от соблазна утверждать планы аудита
у высшего руководства.
Максимум – подпись уполномоченного по качеству.

в зависимости от сложности объекта аудита (как правило, от одного до трех человек).
Один из аудиторов в группе (даже в случае, если группа состоит из одного аудитора) выполняет обязанности руководителя, т.е. ведущего аудитора.
В группу могут включаться стажеры, т. е. обученные сотрудники организации, проходящие аудиторскую практику.

Назначение аудиторов проводится при разработке программы аудитов с учетом:
— цели, области и продолжительности аудита;
— ответственности за проведение аудита — ведущего аудитора;
— компетентности аудиторов;
— занятости нештатного аудитора основной деятельностью;
— процедур и требований, выступающих критериями аудита;
— необходимости обеспечения независимости аудиторов от проверяемой деятельности и исключения конфликта интересов.

подразделения)
Персонал проверяемого подразделения

Аудиторская группа

формы для регистрации информации, содержащие свидетельства, наблюдения аудита и протоколы совещаний (в соответствии с процедурой)
Использование рабочих документов не должно ограничивать масштаб аудиторской деятельности
Рабочие документы и отчеты, появляющиеся во время проведения аудита, должны сохраняться до завершения аудита.
Надо, чтобы рабочие документы можно было подать на любых носителях (ИСО 19011-2011)

проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к сотрудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.
Чек-листы можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

аудитируемого подразделения участником аудиторской проверки;
психологически подготовить руководителя проверяемого подразделения к работе аудиторов в подразделении.
Подписанный опросный лист является официальным документом при аудиторской проверке и должен быть сохранен.
Правила составления опросного листа:
Вопросы, включаемые в опросный лист, должны строиться на основе документа, определяющего критерии аудиторской проверки, и охватывать наиболее существенные части этих критериев.
Вопросы должны формулироваться логично, четко и недвусмысленно с тем, чтобы они были понятны отвечающим.
Вопросы должны быть сформулированы в последовательности, соответствующей логическому направлению аудиторской проверки.
Вопросы должны предусматривать только однозначный ответ «да» или «нет».
Количество вопросов должно быть минимальным, но достаточным для анализа объекта аудиторской проверки.
Правила обработки опросного листа:
Заполненный опросный лист должен анализироваться аудитором на предмет полноты, правильности и достоверности ответов.
Ответы, которые вызывают сомнения в достоверности, должны быть рассмотрены с главным аудитором, а затем – с руководителем аудитируемого подразделения.

по системе (выполнено - "да", не выполнено - "нет"). Таким образом, метод "да/нет" является упрощенным двухбалльным вариантом метода "баллов". Результаты оценки заносят в правую часть чек-листа
Наблюдения аудита могут классифицироваться по трем категориям:
А – соответствует критерию аудита;
Б – не соответствует критерию аудита, но проблема является незначительной и легко устраняется;
В – не соответствует критерию аудита, проблема является существенной и требует особого внимания руководства, выявления причин и применения корректирующих и/или предупреждающих действий.

Методы оценки соответствия СМК

сюрпризом.
Внезапная проверка только препятствует
производственной деятельности

Планируя аудит, руководитель группы
должен помнить, что нужно охватить
все смены, если они есть

(наименование подразделения)
Служебная записка
В соответствии с программой аудита на 20__ г., утвержденной ________________
_____________________________________________________________________________
(кем и когда)
в период ____________________ в Вашем подразделении должна быть проведена аудиторская проверка.
Прошу обеспечить необходимые условия для работы аудиторов в указанное время.
Одновременно направляю Вам опросный лист, который после заполнения представить в отдел качества не позднее _____________________________________________
(указать дату)
При возникновении вопросов по проведению аудиторской проверки и заполнению опросного листа прошу связаться по телефону: ____________________________________
Ведущий аудитор ____________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«____» _______________ 20__

необходимые вопросы?
Вдруг я не найду никаких несоответствий?
Как написать несоответствия, если я их все же найду?
Буду ли я выглядеть профессионалом в глазах проверяемых?
Что делать, если возникнут разногласия?

аудита на местах

6.4 Осуществление аудиторской деятельности
6.4.1 Общие положения
6.4.2 Проведение вводного совещания
6.4.3 Критический анализ документов при проведении аудита
6.4.4 Обмен информацией во время аудита
6.4.5 Определение ролей и ответственности сопровождающих и наблюдателей
6.4.6 Сбор и проверка информации
6.4.7 Получение результатов аудита
6.4.8 Подготовка заключений по результатам аудита
6.4.9 Проведение заключительного совещания

с планом и методами аудиторской проверки и формирования к ней позитивного отношения.

Ведет совещание главный аудитор.
В ходе совещания он должен:
представить персоналу проверяемого подразделения членов аудиторской группы;
изложить цель и задачи аудиторской проверки;
напомнить участникам совещания о значении аудиторской проверки для обеспечения качества;
сообщить о способах отчетности при аудиторской проверке;
ознакомить участников с графиком аудиторской проверки;
удостовериться в том, что каждому аудитору назначен (если это необходимо) представитель аудитируемого подразделения;
разъяснить персоналу аудитируемого подразделения, где и каким образом практически будет проводиться проверка;
сообщить персоналу аудитируемого подразделения, что результаты проверки будут доведены до сведения соответствующих должностных лиц;
отметить, что в процессе проверки представители аудитируемого подразделения могут задавать аудиторам любые вопросы по существу дела.

цеха предлагает
аудиторам «уложиться» с проведением
внутреннего аудита (запланированного на целый
рабочий день) в первой половине рабочего дня,
поскольку во второй половине рабочего дня он
должен присутствовать на совещании у Главного
инженера завода.
Какое решение должен принять руководитель
группы аудиторов?

по результатам аудиторской проверки

и сложности проверки.
Источниками исходной информации для аудитора в ходе аудита на местах выступают:
документы, регламентирующие деятельность подразделения и процесса (положения о подразделениях, должностные инструкции, процедуры, рабочие инструкции, методики, приказы, распоряжения, разрешения, чертежи и др.);
записи (планы, акты, журналы, протоколы совещаний, программы обучения, результаты измерений);
компьютерные базы данных и веб-сайты;
производственная среда, средства труда и др.;
сотрудники проверяемых подразделений.

Источником информации для аудитора могут быть данные, полученные за пределами проверяемого подразделения, например, от служб качества, охраны труда и других подразделений организации.

и условиями труда

имитация и моделирование

документы: принципы действий, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и заказы;
записи: протоколы контроля, протоколы заседаний, отчеты по аудиту, записи программы мониторинга и результаты измерений;
сводные данные, анализ и показатели эффективности (результативности);
информация относительно планов аудиторской выборки, процедур контроля выборки и измерения процессов;
отчеты из других источников, например, обратная связь с потребителями, внешние исследования и измерения, другая соответствующая информации от независимых сторон,
оценки поставщиков;
базы данных и веб-сайты.

документах СМК по сравнению с установленными для них требованиями, «настольный» аудит;
аудит соответствия (аудит «на месте») – определение на сколько фактическая деятельности персонала и функционирование процессов соответствуют требованиям документации СМ;

АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ

обозначения, структурного построения.
Наличие подписей и дат разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ.
Системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами;
Функциональная полнота – документация должна отражать необходимые аспекты деятельности СК и содержать исчерпывающую информацию о процессах и процедурах.
Адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000.
Идентифицируемость – каждый лист должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы.
Адресность – каждый документ должен быть адресован к конкретным исполнителям.
Простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя. Использование точных и однозначных терминов и определений.
Актуализированность – все изменения должны своевременно вноситься во все экземпляры документа
Описание процесса с достаточным уровнем детализации.
Наличие условий для функционирования СМК: описание порядка процесса, обученный персонал, ресурсы, документирование результатов процесса, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса.

ISO 9001:2015

описания процессов);
документы организации (рабочие инструкции, методики контроля и испытаний, стандарты);
записи;
отчеты по предыдущим аудитам;
распоряжения руководства.
Анализ документов должен учитывать размер, характер, сложность организации, цели и область аудита.

от элементов в общем доступном наборе данных (совокупности) для получения и оценки свидетельств относительно некоторых характеристик этой совокупности, для того, чтобы сформировать вывод относительно этой совокупности.
Цель аудиторской выборки -
предоставление информации аудитору
о возможности или невозможности
достижения целей аудита.
Приложение В.3 ГОСТ Р ИСО 19011-2012 «Осуществление представительной выборки»

проверяемой стороной.

структурном подразделении с указанием ответственных за внедрение и функционирование СМК
Должностные инструкции персонала
Перечень выпускаемой продукции (с указанием верифицированной продукции)
Перечень документов СМК (со сведениями об изменениях)
Документы СМК
Перечень процессов СМК подразделения

процессов) и документация по ним
Реестр форм (альбом бланков)
Перечень методик выполнения измерений/испытаний/контроля (для испытательных лабораторий, службы главного метролога, ОТК)
Перечень средств измерения, сведения о поверках/калибровках/аттестации средств измерения/контроля/испытаний
Перечень оборудования, сведения о ремонтах оборудования, его проверках на технологическую точность
Сведения о проверках соблюдения технологической дисциплины

и ПД и оценка их результативности
Проверка состояния инфраструктуры и производственной среды (результаты проверок состояния помещений и соответствующего оборудования – энергоснабжение, вентиляция, обогрев и т.д. – и соблюдения правил БЖД, утвержденные планировки производственных участков
Документы, подтверждающие проведение анализа процессов СМК организации (относящиеся к подразделению), оценка их результативности
Планы качества и документальное подтверждение их выполнения

9001:2015)
10.2.1 При появлении несоответствий, в том числе связанных с претензиями, организация должна:
а) реагировать на данное несоответствие и насколько применимо:
1) предпринимать действия по управлению и коррекции выявленного несоответствия;
2) предпринимать действия в отношении последствий данного несоответствия;
Ь) оценивать необходимость действий по устранению причин данного несоответствия с тем, чтобы избежать его повторного появления или появления в другом месте посредством:
1) анализа несоответствия;
2) определения причин, вызвавших появление несоответствия;
3) определения наличия аналогичного несоответствия или возможности его возникновения где-либо еще;
с) выполнять все необходимые действия;
d) проанализировать результативность каждого предпринятого корректирующего действия;
е) актуализировать при необходимости риски и возможности, определенные в ходе планирования;
f) вносить при необходимости изменения в систему менеджмента качества.
Корректирующие действия должны соответствовать последствиям выявленных несоответствий

1 0.2.2 Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию как свидетельство:
а) характера выявленных несоответствий и последующих предпринятых действий:
Ь) результатов всех корректирующих действий.

аудите. В спорных вопросах представьте свои наблюдения другим членам команды аудиторов, чтобы посмотреть, придут ли они к тем же самым выводам

Цветочная композиция?
Цветы с длинными стеблями?
Несчастная дама?

не любое несоответствие представляет собой проблему качества!!!

Три аспекта несоответствия:
Нарушается требование – Критерии аудита
Невыполнение - Явное
Объективное свидетельство – Записи, высказывания и ответы опрашиваемых, наблюдаемые действия
Формулировка несоответствия:
Информативная
Полная
Краткая (лаконичная)
Правильная (информация того, что увидено)
Объективная
Одно несоответствие – один бланк
Несоответствия должны быть:
Стартовой точкой для улучшений – не предлагайте решения!
Связаны с недостатками системы – основное внимание СМК
Существенными – указывают на общие, серьезные проблемы; избегайте сомнительных случаев и мелких деталей.

систем экологического менеджмента)

Соответствие – выполнение требования. (Требование – любая норма из ГОСТ Р ИСО 9001-2015 с «должен»).
Несоответствие – невыполнение требования.

Значительное несоответствие (категория 1) – несоответствие СМК, которое с большой вероятностью может повлечь невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований к продукции. К значительным несоответствиям может быть отнесено отсутствие элемента или совокупности элементов и/или отсутствие их результативного функционирования.

в функционировании системы менеджмента качества или в документации, которые могут привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований к продукции, или к снижению результативности функционирования элемента (совокупности элементов) СМК. К малозначительным несоответствиям системы менеджмента качества может быть отнесено несоблюдение единичного требования к системе.
Уведомление – свидетельство аудита, не носящее характер несоответствия и фиксируемое с целью предотвращения возможного несоответствия.

организации;
процессы системы менеджмента не обеспечиваются ресурсами;
не выполняется анализ результативности корректирующих воздействий;
не ведутся записи о результатах поверки значительной части измерительного оборудования;
отсутствует обязательная документированная процедура;
отсутствуют контролируемые условия производственного процесса.
некоторое корректирующее действие не закончено в соответствии с графиком;
обнаружено измерительное оборудование, которое не подвергалось поверке (как единичный случай);
обнаружен случай отсутствия обязательных записей.
. отсутствие свидетельств ознакомления сотрудников подразделения с документами СМК;
отдельные нечеткие записи при регистрации данных о качестве;
отсутствие актуализированных копий документированных процедур;
регистрация данных о качестве с нарушением установленных форм.

Существует практика, когда несколько малозначительных несоответствия, относящихся к одному пункту стандарта, рассматриваются как одно значительное несоответствие

проблемы и ее причин;
Избегайте попыток «изобретать требования».

ВНИМАНИЕ!!!
Не делайте скоропалительных выводов;
Не судите по первому впечатлению;
Убедитесь в достаточности доказательств;
В случае сомнений - изучите ситуацию;
Определите направления дальнейшего изучения проблемы.

лицо (сотрудник цеха) оспаривает ответ старшего лаборанта, уверяя аудитора, что испытание, о котором спрашивает аудитор, проводится не по той методике, о которой рассказывает старший лаборант.
Что должен сделать аудитор в данной ситуации?

замечание должно быть задокументировано в форме протокола (акта), в котором должны быть отмечены:
время и место обнаружения (выявления);
формулировка несоответствия;
значимость несоответствия;
ссылка на нарушение требования определенного документа;
необходимость коррекции или корректирующего действия.
Протокол о несоответствии не должен содержать ни мнений аудитора, ни его рекомендаций по устранению несоответствия или каких-либо категорических замечаний.
Заполняет протокол о несоответствии аудитор, выявивший это несоответствие.
Ответственность за правильность заполнения протокола о несоответствии несет главный аудитор.

внутреннего аудита:
Внутренний аудитор выяснил, что сотрудники планового бюро кузнечнопрессового цеха не осведомлены о Целях завода в области качества и о своём вкладе в их выполнение.
Что должен сделать аудитор:
1 Оформить несоответствие по пункту 6.2.1 ISO 9001:2015?;
2 Оформить несоответствие по пункту 7.3 ISO 9001:2015?
3 Сделать устное замечание, не оформляя несоответствия или замечания?

7.3 Осведомленность
Организация должна обеспечить, чтобы соответствующие лица, выполняюшие работу под уnравлением организации, были осведомлены:
а) о политике в области качества;
Ь) соответствующих целях в области качества;
с) своем вкладе в результативность системы менеджмента качества, включая пользу от улучшения результатов деятельности;
d) последствиях несоответствия требованиям системы менеджмента качества.

внутреннего аудита:
Во время внутреннего аудита СМК аудитор спросил у начальника
установки электролиза Смирнова И.П. о мероприятиях по обучению
работников установки. Начальник установки сообщил аудитору, что все работники установки в соответствии с Приказом по заводу от 29.03.2016 г. № 152К посещали однодневный внутризаводской курс обучения передовым методам работы.
Аудитор захотел увидеть документы по обучению трёх операторов, за работой которых он наблюдал. Ему показали папку «Обучение персонала», в которой были свидетельства об обучении двух операторов Иванова А.П. и Петрова П.А.
Начальник установки объяснил, что третьего оператора Сидорова П.И. перевели 2 месяца назад из цеха гальванопокрытий дочерней компании холдинга, и добавил: «Я уверен, что оператор получил необходимое обучение в той компании, и все необходимые документы оформлены».

7.2 Компетентность
Организация должна:
Ь) обеспечивать компетентность на основе соответствующего образования, подготовки и(или) опыта;
d) регистрировать и сохранять соответствующую документированную информацию как свидетельство комnетентности.

неактуализированным ТУ (несколько случаев).
. В технологическую документацию вклеивают неучтенные чертежи.
. Нет документированного доказательства периодического анализа и оценки эффективности СМК высшим руководством.
. В работе используется неучтенная (не управляемая) нормативная документация.
. На момент проверки график поверки СИ нарушен для 65% СИ, включенных в график поверки. В работе используются не поверенные СИ (несколько случаев).
. Отсутствуют доказательства аттестации поверителей СИ.
. Работа с субподрядчиками проводиться в нарушение требований НД предприятия и ГОСТ Р ИСО 9001.
. Не проводится запланированный анализ проектов при проектировании продукции, не определены ответственные за этапы планов проектирования.
Внутренние аудиты СМК проводятся с нарушениями требований НД предприятия и ГОСТ Р ИСО 9001.
Отсутствие положений о подразделениях, ряда должностных инструкций.
Не аттестовано технологическое оборудование (не представлены акты аттестации), применяемое при аттестации специальных процессов.
Не документированы процедуры и методики аттестации специальных процессов
Калибровка СИ осуществляется сотрудниками завода, не имеющими на это права.
Аттестация нового испытательных средств (первичная) проводится с нарушением требований стандартов по метрологии.
Отсутствие ряда обязательных документированных процедур
Помещение склада не оснащено приборами контроля параметров окружающей среды.
Применена тара, не исключающая перемешивание комплектующих на входном контроле.
Отсутствует процедура проведения обучения кадров
Заготовки хранятся в не предусмотренном для этого месте.
Не выделено место хранения несоответствующей продукции, до принятия решения по этой продукции.
Не проводится аттестация ряда специальных технологических процессов: сварка, окраска
Не идентифицировано технологическое оборудование, находящееся в ремонте и подготовленное к утилизации.
Не представлены графики и методики проверок оборудования на технологическую точность.
Исправления рабочей документации проводится не по правилам
Отсутствует статус поверки СИ (при наличии поверок), неповеренные СИ хранятся вместе с поверенными.

причины несоответствия и предупреждения его повторного возникновения

действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

Коррекция
- действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия

коррекция в большинстве случаев является более простой и быстрой мерой, чем корректирующее (предупреждающее) действие.
Чаще всего коррекция сводится к различного рода разовым
исправлениям, не требующим выявления причины несоответствия.
Примерами коррекции могут быть:
внесение поправок в оформление документации;
замена прибора с истекшим сроком поверки;
изоляция несоответствующей продукции;
идентификация зарегистрированных данных;
ознакомление с документированной процедурой незнакомого с ней сотрудника;
заполнение пропущенных граф в регистрационном журнале;
актуализация положения о подразделении;
исправление разовых ошибок;
актуализация рабочих инструкций и др.
В подавляющем числе случаев обнаруженные несоответствия (преимущественно незначительные) устраняются посредством коррекции.

корректирующего действия наступает после неудачной коррекции.

В отличие от коррекции, корректирующее действие направлено не на одномоментное устранение несоответствия, а на устранение причины этого несоответствия.
Возможны два варианта последовательности действий, направленных на устранение несоответствия.

Определяющим критерием корректирующего действия является его способность предотвратить или свести к минимуму возможность повторного возникновения несоответствия при допустимых затратах.
Ответственность за разработку и реализацию корректирующего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения).

1 вариант
• Коррекция
• Анализ причины несоответствия
• Корректирующее действие

2 вариант
• Анализ причины несоответствия
• Коррекция
• Корректирующее действие

руководитель проверяемого процесса (подразделения) должен в письменной форме известить об этом ведущего аудитора. Данное извещение следует рассматривать как часть официальной аудиторской документации.
После плановой реализации корректирующего действия ведущим аудитором или уполномоченным им аудитором проводится контроль выполнения корректирующего действия. Отметки о результатах реализации корректирующего действия делаются в графе плана корректирующих/предупреждающих действий.
Внимание! Аудитору недостаточно видеть, что корректирующее действие было предпринято и даже то, что оно было полностью выполнено, а важно убедиться в том, что оно исключает возможность повторного появления несоответствия. Поэтому инспекционный контроль целесообразно осуществлять на определенном временном интервале и если корректирующее действие не дало необходимого результата, работа над устранением причины несоответствия должна быть продолжена.

нежелательной ситуации.

В отличие от корректирующего действия, предпринимаемого для предотвращения повторного возникновения несоответствия (нежелательной ситуации), предупреждающее действие предпринимается для того, чтобы несоответствие (нежелательная ситуация) не стало реальностью.
Внимание! Несоответствие, которое предотвращено, не имеет последствия.
Для устранения установленной причины потенциального несоответствия разрабатывается несколько вариантов предупреждающего действия. Ответственность за разработку предупреждающего действия несет руководитель процесса (аудитируемого подразделения). К разработке привлекается аудитор. Выбор наилучшего варианта осуществляется на основе установленных критериев. При этом определяющим критерием предупреждающего действия является его способность предотвратить возможность превращения потенциального несоответствия в реальное при допустимых затратах.

к его результату или к какой-то заданной точке процесса.
2. Прослеживание назад, двигаясь от результатов к началу процесса.
3. Частичное прослеживание, двигаясь с произвольно заданной точки вперед или назад.
При аудите каждого процесса обязательной проверке подлежат выполнение в нем требований к управлению:
Документированной информацией;
Несоответствиями;
Корректирующими действиями;
Рисками.

при его аудите начинается с выходов и входов (с «головы» и «хвоста» «черепахи»), а уже затем переходят к другим составляющим, указанным на диаграмме («лапах черепахи»).

АУДИТА

*верифицированные
и зарегистрированные

Если во время сбора свидетельств становится известно о любых новых или изменившихся обстоятельствах или рисках, то аудиторская группа должна их рассмотреть!

процесса (подразделения) результатов работы аудиторской группы.
Ведет заключительное совещание ведущий аудитор.
Ведущему аудитору следует:
— поблагодарить персонал подразделения (группы подразделений) за оказанную помощь и сотрудничество, отметить лиц, оказавших конкретную помощь;
— подчеркнуть выборочный характер проверки;
— ознакомить присутствующих с результатами проверки;
— передать оригиналы протоколов о несоответствиях руководителю процесса (подразделения);
— высказать рекомендации по улучшению процесса или деятельности подразделения;
— предоставить время на вопросы по представленным данным;
— согласовать сроки составления и реализации плана выполнения корректирующих (предупреждающих) действий;
— закрыть совещание, поблагодарив участников за сотрудничество.
Любые разногласия в отношении выводов аудита должны быть разрешены до заключительного совещания.
Внимание!
По решению ведущего аудитора заключительное совещание может быть заменено доведением результатов аудита до руководителя проверяемого процесса (подразделения).

совещания!
цели аудита;
область аудита (идентификация проверенных подразделений или процессов, охватываемый период времени)
идентификация заказчика аудита
идентификация руководителя и членов аудиторской группы
даты и места проведения аудита на месте
критерии аудита
выводы аудита и соответствующие свидетельства
заключения по результатам аудита
степень выполнения критериев аудита

Обязательно - полные, точные, сжатые и понятные записи по аудиту и ответы на указанные вопросы

аудита, включая неопределенности и/или любые встретившиеся препятствия при его проведении, которые могут уменьшить достоверность заключения по результатам аудита;
подтверждение достижения целей аудита в пределах области аудита в соответствии с планом аудита;
области, не охваченные аудитом, но находящиеся в области аудита;
итоговые заключения по аудиту и основные выводы, которые их поддерживают;
любые неразрешенные противоречия между аудиторской группой и проверяемой организацией
рекомендации по улучшению, если это предусмотрено планом аудита;
положительная практика;
согласованный план действий по результатам аудита, при наличии;
заявление о конфиденциальном характере содержимого отчета;
любые последствия для программы аудита или последующего аудита;
перечень рассылки отчета по аудиту.
Руководитель аудиторской группы отвечает за подготовку отчета по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита.

при необходимости

отчета несет ведущий аудитор.
Подготовленный отчет об аудите представляется руководителю службы внутреннего аудита, который после соответствующего анализа утверждает его и направляет копию отчета владельцу процесса (подразделения).
Руководителям подразделений, участвующим в реализации процесса (деятельности), направляются справки об аудите с соответствующими приложениями.
Аудит считается завершенным, когда все действия, предусмотренные планом проверки, выполнены.

проверки
выполнения и положительной оценки результативности
корректирующих действий.
Систематизированные результаты внутренних аудитов и статус корректирующих действий по выявленным несоответствиям являются частью входных данных для анализа СМК со стороны руководства (п.8.3.2 ИСО 9001:2015).

Дело об аудиторской проверке хранится в службе внутреннего аудита (службе качества) в течение установленного срока.
Материалы аудита важны для:
• контроля сроков выполнения и результатов корректирующих (предупреждающих) действий,
• справок для разработки последующих опросных листов и контрольных вопросников,
• проведения последующих аудиторских проверок,
• возможных юридических последствий.

системы менеджмента качества организаций!