Подготовка документов к передаче в архив организации

Июль 22, 2022

Главная
Менеджмент
Подготовка документов к передаче в архив организации

Содержание

2. План и карта проведения урока по дисциплине «Документационное обеспечение управления», группы 33дб,35дп,36дп,302дп * Преподаватель - А.И.Румянцев
3. Рассмотреть вопросы: Состав мероприятий при подготовке дел к передаче в архив организации: проведение экспертизы ценности документов,
4. Правила нумерации листов дела; составления заверительной надписи дела; внутренней описи; подшивки (переплета) дела; окончательного оформления обложки
5. Понятие годового раздела сводной описи дел организации и законченной описи дел. Акт о выделении к уничтожению
6. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы. Подготовка дел к передаче в
7. Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой. Перечислим эти документы: Закон
8. Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится: при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела
9. В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы: принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе
10. Система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов: происхождение; содержание; внешние
11. К критериям содержания: значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; повторяемость информации в других документах; целевое
12. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы: документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также
13. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для
14. ЦЭК Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных
15. ЭК Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из
16. В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭК(ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов
17. подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения
18. Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части
19. ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся
20. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержат решения: об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
21. ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение,
22. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат
23. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивной службы. В результате работы
24. В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
25. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ 204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
26. 205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков
27. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ 207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности
28. 210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется. В акте указываются:
29. номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного
30. 211. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов,
31. 212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование
32. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ *
33. *
34. *
36. Скачать презентацию

Слайд 2

План и карта проведения урока по дисциплине «Документационное обеспечение управления», группы

33дб,35дп,36дп,302дп

Преподаватель - А.И.Румянцев

Слайд 3

Рассмотреть вопросы:
Состав мероприятий при подготовке дел к передаче в архив организации:

проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.
Понятие, назначение и методы проведения экспертизы ценности документов, проводимой в делопроизводстве, ее этапы, принципы и критерии. Организация работы центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) организации (структурного подразделения). Положение о ЦЭК (ЭК). Результаты экспертизы ценности документов. Понятие о полном и частичном оформлении дел. Порядок оформления дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Слайд 4

Правила нумерации листов дела; составления заверительной надписи дела; внутренней описи; подшивки

(переплета) дела; окончательного оформления обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. ""Определение описи по ГОСТ 16487-83. Описи на дела, подготовленные к передаче в ведомственный архив. Необходимость составления отдельных описей па различные категории дел, их отлитие. Правила составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения. Возможность использования в качестве описей дел временного (до 10 лет) хранения номенклатуры дел. Порядок передачи дел в ведомственный архив

Слайд 5

Понятие годового раздела сводной описи дел организации и законченной описи дел.

Акт о выделении к уничтожению документов как результат проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Правила составления, оформления, согласования и утверждения актов. Порядок подготовки дел к уничтожению. Внесение данных, подтверждающих факт сдачи дел на уничтожение, в акт.

Слайд 6

Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые

документы.

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя:
экспертизу ценности документов,
оформление документов,
составление описей дел,
составление актов о выделении документов к уничтожению.

Слайд 7

Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной

службой. Перечислим эти документы:

Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
Положения об экспертных комиссиях в госорганах;
Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 №263;
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996);
Ведомственные перечни.

Слайд 8

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:
при составлении номенклатуры дел, когда

определяется ценность будущего дела на основании перечней;
при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);
при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому-либо делу);
при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).

Слайд 9

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:
принцип историзма (требуется рассматривать

любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);
принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);
принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).

Слайд 10

Система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется

ценности документов:

происхождение;
содержание;
внешние особенности документов.
К критериям происхождения относятся:
роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
время и место образования документа.

Слайд 11

К критериям содержания:
значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
повторяемость информации в

других документах;
целевое назначение документов;
вид и разновидность документов.
К критериям внешних особенностей документов:
юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);
наличие резолюций, пометок;
особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа;
особенности физического состояния документа.

Слайд 12

Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:
документы, отражающие основную деятельность

организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;
документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);
документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).

Слайд 13

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на

государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.
ЦЭК(ЦПК) и ЭК – постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).

Слайд 14

ЦЭК
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее

квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).

Слайд 15

ЭК
Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии

должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три– пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).

Слайд 16

В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭК(ЭК)

являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения;
рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
Храссмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;
рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

Слайд 17

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об

установлении и изменении сроков хранения документов;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;
организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.

Слайд 18

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились

документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Республики Беларусь, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. N3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Слайд 19

ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются

руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.

Слайд 20

Протоколы ЦЭК (ЭК), содержат решения:
об одобрении описей на дела постоянного хранения

и по личному составу;
об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.

Слайд 21

ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на

постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

Слайд 22

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков

хранения, то такие дела подлежат перегруппировке:

документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней документов с указанием сроков хранения. Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием.

Слайд 23

Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК

архивной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
постоянного хранения в государственных архивах;
временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет);
подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Слайд 24

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10

лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Слайд 25

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями Инструкции.

Слайд 26

205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются

и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел.
206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При приеме-передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

Слайд 27

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по

результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
209. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.

Слайд 28

210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению,

составляется. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
Например:
План работы отдела документоведения на 2001 год
или
Планы работы структурных подразделений института
дата или крайние даты дел;
Например:
2001
или
2001–2005

Слайд 29

номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела

или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.
Например:
5 л., п. 461

Слайд 30

211. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом,

проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.
Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или органом Государственной архивной службы Республики Беларусь сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Слайд 31

212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим

заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Слайд 32

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
*

Слайд 33

*

Слайд 34