Опыт внедрения и использования ЭСФ с ЭЦП

схемы передачи ЭСФ.
Практические выгоды от использования ЭСФ.
Алгоритм подключения к сервису обмена ЭСФ.

Содержание

составляют многие килограммы (в крупных торговых сетях 300 автомобилей с продукцией = 1 автомобиль с бумагой).

Счет-фактура сегодня

Затраты времени на передачу СФ в бумажном виде могут составлять от нескольких дней до нескольких недель (ошибки в заполнении реквизитов адресата каждого СФ, потери документов на разных этапах передачи и т.д.).
Затраты усилий сотрудников на печать, проверку, передачу документов и ожидание результатов отправки, исправление ошибок измеряются в человеко-днях.
Преимущество бумажных СФ: очевидность и прозрачность процедуры для пользователей и возможность исправления бумажных СФ.

силу Приказа ФНС, который утвердил форматы электронного счета-фактуры.

Электронные Счета-Фактуры (ЭСФ) стали легитимны и равнозначны своим бумажным аналогам !!!

Факты:
Крупные поставщики и торговые сети уже используют Электронные Счета-Фактуры в формате EANCOM (документы INVOIC + COMDIS) как на территории РФ, так и за ее пределами.

количества бумажных документов - на 25-75% *;
Снижение времени обработки документов - на 65%*;
Сокращение чел. ресурсов на обработку документов - на 25-40%*;
Общая экономия от оборота компании - на уровне 2-3%*.
Сокращение ошибок при составлении СФ и, как результат, снижение риска со стороны Покупателя получить отказ в вычете по НДС,
Сокращение времени доставки документа: до 30 секунд - EDI документ , до 5 мин – ЭСФ, около 15 мин – исправленный ЭСФ.
Круглосуточный онлайн-доступ к документам: их мониторинг, контроль движения, поиск, загрузка, печать, сверка и отклонение.
* - данные эксперта в области e-invoicing Бруно Коха (компания Billentis).

Преимущества использования ЭСФ

Министерства Финансов № 50н от 25 апреля 2011г. «Об утверждении порядка выставления и получения счетов – фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»,
Дополнительно: Постановление Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г. «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

ЭСФ (номер и дата совпадают с оригинальным, однако присутствуют обязательные для заполнения поля: номер исправления и дата исправления ),
Корректировочный ЭСФ (индивидуальный дата и номер, однако присутствует ссылка на оригинальный ЭСФ, который корректировочный ЭСФ корректирует.

Концептуально схема ЭСФ копирует бумажный аналог.
Используемые документы:

и получения ЭСФ ДОЭДО,
ЭСФ нельзя заменить, но можно исправить или откорректировать в электронном виде.

Существенные отличия:

Согласно законодательству РФ обмен электронными счетами-фактурами может осуществляться только через сертифицированного доверенного оператора электронного документооборота (ДОЭДО).

учетной системе Поставщика, подписание ЭСФ Электронной Цифровой Подписью в учетной системе Поставщика, передача «пакета» EDI провайдеру.

1. WEB-схема:
Создание ЭСФ и подписание ЭЦП на платформе EDI провайдера (в т.ч. «пакетом» ЭСФ).

3. Конвертационная схема:
Создание ЭСФ в формате EANCOM (INVOIC) в учетной системе Поставщика, передача ЭСФ (INVOIC) EDI провайдеру, конвертация INVOIC в формат ФНС EDI провайдером и подписание Поставщиком конвертированного ЭСФ ЭЦП на платформе EDI провайдера
(в т.ч. «пакетом» ЭСФ).

Retail Group за счет автоматизации процесса,
Автоматическое уведомление поставщиков об отклонении / уточнении СФ (по e-mail и по EDI),
Ускорение процесса акцептования СФ и оплаты поставок.
Ускорение процесса обработки некорректных СФ.

в пакете Договора Поставки.
Приобрести сертификат ключа ЭЦП через EDI провайдера (ДОЭДО) или напрямую в Удостоверяющем Центре (http://nalog.ru/otchet/el_vid/obshaia_infa/).
Подать ДОЭДО заявление об участии в ЭДО СФ, полу-чить идентификатор участника ЭДО и реквизиты доступа (http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/reestr_edo/).
Провести настройку технических средств передачи ЭСФ и тестирование канала Поставщик – EDI провайдер.
Подать заявку EDI провайдеру о подключении сервиса ЭСФ с Х5 Retail Group.

Алгоритм подключения